発達障害傾向ですが、「営業」できました。

毎日ひとにキレられていた私が、「人間」らしいコミュニケーションを身に着け、「営業職」として働けるようになるまでの話と、試行錯誤の記録。

仕事の優先順位が分からないなら人に聞け。そして人を選べ。の極意

4/27の記事「残業続きだった私が定時退社できるまで~その2:仕事リストアップ」で、仕事の「優先順位付け」について書きました。

 

緊急度と重要度で、仕事の仕分けをするというものです。

 

しかし、ここで大きな問題が立ちはだかります。「どんなツールを使っても、優先順位が判断できない人がいる」ということです。

 

残業漬けだった当時の私が、まさにそうでした。「緊急度とか重要度って言うけど、どれも大事な仕事だし…」と思い、悩んでいました。

 

そこで、今回はそんな人はどうしたらいいのか、何に注意すべきか、自分の経験から書いてみます。

 

■優先順位が分かりません問題

一体どうすればいいのか?答え:

初めに答えを書いてしまいます。

 

この場合の対策と注意点とは、

  • (対策)優先順位が分からなければ、遠慮せず人に聞く
  • (注意点)その際は、聞く相手を選ぶ

というものです。

 

とてもシンプルですよね。

 

のちほど、なぜこういった結論に至ったのか、詳しく解説します。

 

「優先順位が分からない」?

・優先順位が高い仕事とは?

因みに、前回の記事にも書きましたが、そもそも「優先順位の高い仕事」とはどんなものかおさらいしておきます。

 

簡単に言うなら、「迅速に、かつ丁重に対応しないと損失が大きい仕事」のことです。

 

具体的には、クレーム対応や、ノルマ達成まで実績が足りない場合の受注活動などが、これに該当します。

 

・判断ができない

こういった案件は、「緊急度・重要度チャート」で言うなら「緊急かつ重要」に分類され、最優先で取り組む必要があります。

 

取り掛かるタイミングが遅かったり、適切なステップを経て対応しないと大炎上しかねません。

 

しかし、優先順位がつけられない人は、たとえそのチャートを使ったとしても、どこにどんな仕事を分類するか判断ができないのです

 

・なぜ判断できないか

なぜ判断できないかというと、飽くまで私の場合ですが、こう考えていたからです:

  • どの仕事も、「仕事」である限り重要なので、今すぐやらねばならないように思える。
  • 自分にとって優先したい仕事と、会社にとって重要な仕事との区別がつかない。
  • もしかしたら、ものすごく些末に見える仕事が、実は会社にとって重要かも知れないが、その判断ができない。

 

この状態のまま仕事をすると、「仕事が手一杯なのに小口客の要求を優先し、大口客の対応が遅れる」などの問題が発生します。

 

新入社員であれば、会社の仕組みが理解しきれていないため、こういった状況でも仕方ありません。しかし、私の場合、2,3年経っても状態は改善しませんでした。

 

対策:遠慮なく人に聞こう

・先輩や上司に

そこで、冒頭の対策を使います。「優先順位が分からなければ、遠慮せず人に聞く」のです。

 

「優先順位が高いのはどの仕事か、教えて頂けないでしょうか?」と先輩や上司に聞けば、教えてもらえることが多いです。

 

なぜ先輩・上司かと言うと、優先順位を間違えることで発生する損失がどのくらいかということを、彼らは熟知しているからです。

 

・ピンチを乗り越えた人のノウハウに頼る

先輩・上司は、社歴(や年齢)が自分より長いことが多いです。その分、いくつもの失敗やピンチを乗り越えてきています

 

従って、「この規模の客でこの内容のクレームなら、対応が遅れたらどうなるか」「この時期にまだ受注できていないとどんな事態になるか」を身をもって知っていることが多いのです。

 

せっかく組織で仕事をしているのですから、彼らのノウハウに頼らない手はありません。

 

注意点:人を選べ

・理想と現実

しかし、そこで注意しなければならないことがあります。

 

それは、アドバイスを求める相手を選ぶ必要がある、ということです。

 

理想的なのは、「自分を積極的にサポートしてくれる人」「話が簡潔で具体的な人」「空気の読める人」だと思います。簡単に言えば、自分と仲のいい、話のわかる先輩です。

 

ただ、そんな人が常にいるとは限りません。場合によっては、相手から「教えたくない」と言われる場合だってあるのです。

 

そこで、私と似た特性の方のために、「こんな人は要注意」という情報を書いておきます。

  

・その1:「自分で考えろ」という人

(こんな人)

質問すると、「そんなの自分で考えろ!」「それを考えるのが君の仕事だろ!」と言う人がいます。

 

実際には、自分にノウハウがなかったり、忙しいから対応したくない、という事情があるようです*1

 

特に、目下めしたの人間に対しては、プライドもあって「分からない・知らない」とは言いにくいもの。こういったことを言う気持ちも、分からないではありません。ただ、言われたほうは非常に困惑してしまいます。

 

この場合、一度「自分で考えろ」と言われてしまったら、まともに質問に答えてくれる見込みはほぼありません。

 

(対応方法)

では、運悪くそう言われた場合はどうしたらいいか?

 

それは、「ひとまず邪魔したことをお詫びし、相手が席を立っている間に別の人に聞く」という方法です。

 

ここで重要なのは、「相手が席を立っている間に」という部分です。

 

でないと、自分が別の人に相談している現場を聞かれてしまいます。すると「僕が教えなかったから、別の人に聞いてるんだ…馬鹿にしてる!」などという困った反感を持たれてしまうので、注意が必要です。

 

(別室に行く方法もアリ)

また、相手がなかなか席を立ってくれない場合もありえます。

 

そんな時は、みずから別室に移動するという手段が有効です。

 

具体的には、他の方に「ちょっとご相談があるのですが、5分ほどお時間を頂けますか」とお願いして別室を用意し、そこでアドバイスを求めるのです。

 

その場合、普段からよく会話する相手のほうが、戸惑われずに済みます。

 

何故なら、あまり親しくない相手から急に相談を持ち掛けられると、誰だって「一体何だ?」と身構えてしまうからです。万一、誰とも親しくない場合は、席が近い先輩だと自然です。

 

・その2:即答できない人

(こんな人)

また、質問してもすぐに返答できない方もいます。

 

「優先順位が高い仕事は、どれでしょうか?」と聞くと「う~ん…ちょっとなぁ…」と考え込んでしまうタイプです。

 

こういう方は、普段の仕事の性質上、多数の仕事を優先順位付けして次々こなしていく経験自体がない可能性が高いです。その場合、どれだけ待っていてもはっきりした答えをもらえない可能性があります。

 

(対応方法)

では、この場合どう対応するか?

 

それも、1.と同様、「他の人に聞く」という方法です。

 

例外として、相手の方から「私じゃ分からないから、XXさんに聞いてみたら?」と他の人を紹介される場合があります。その時には、もちろん指示に従いましょう。

 

しかし、実際にはそうでない場合が殆どですし、こちらから他の人の名前を出すのもNGです。理由は、相手のプライドを傷つけてしまうからです。

 

先輩・上司からすると、後輩からノウハウの無さを指摘されるのは、間接的にではあっても耐えがたい屈辱です。今後の自分のキャリアにも影響しかねません。その点は重々注意しましょう。

 

最後に

かなり生々しい内容になってしまいました。

 

しかし、私は人の心の動きというものが全く理解できていなかったため、しばしばこういった点でミスを犯し、不興を買っていました。

 

そのため、同様の特性を持つ人のため、一度は書かなければ…と思っていた内容です。

 

会社で働くということは、様々な利害プライドのしがらみをうまく利用したり避けたりしながら業務を遂行し、お金をもらうということです。多くの人は「様々な利害やプライド」の部分をごく当然のものとして理解しているため、わざわざ口に出さないだけです。

 

しかし、私と同じようなタイプの人間にとっては、それは「言ってもらわないと分からないこと」なのです。

 

その点で、そういった部分をわざわざ文字に起こしたこの記事が、1行でも誰かの役に立つなら嬉しいです。

 

以上、仕事の優先順位が分からない場合はどうしたらいいのか?という問題でした。

 

 

まとめ

  1. 仕事の優先順位が分からない場合は、思い切って先輩・上司にアドバイスを求めよう

  2. 「自分で考えろ」と拒否されたり、答に詰まってしまう相手の場合、相手が席を立っている間に別の先輩に質問しよう

  3. もしなかなか相手が席を立たない場合、他の方に時間を作ってもらい、別室で相談しよう

  4. もし相手から「XXさんに聞いたら?」と言われたら、素直にその指示に従おう

*1:もちろん、「会社は学校じゃないんだから、聞かれて答えるかどうかは本人の勝手でしょ」という意見もあると思いますし、それはそれで尊重します。しかし、会社が組織である限り、自分一人の力だけで仕事などできません。どんな役職・立場の人だってそのはずです。助けた相手に助けられたり、その逆も日常茶飯事。その「お互いさま」精神がないと組織は成り立たないと思います。従って、私自身は「そんなの自分で考えろ」といった発言が理想的だとは、どうしても思えないのです。