発達障害傾向ですが、「営業」できました。

毎日ひとにキレられていた私が、「人間」らしいコミュニケーションを身に着け、「営業職」として働けるようになるまでの話と、試行錯誤の記録。

残業続きだった私が定時退社できた理由~その3:仕事を「分解」する

こんにちは。Katieケイティです。

 

4/27の記事「残業続きだった私が定時退社できた理由~その2:仕事リストアップ~」では、膨大な仕事を仕分けして、「その中に絶対やらねばならない仕事」のリストを作成する方法を書きました。

 

ただ、たとえやるべき仕事が分かっても、個々の仕事でモタついたら結局「残業一直線」ですよね。重要な案件ほど、処理すべきタスクが多すぎて、目の前が真っ白になることも多いものです。

 

そこで今回は、仕事そのものを複数のタスクに分解し、次々とテンポよくこなしていくための方法をお伝えします。

 

※ちなみに、この記事では便宜上、「仕事」と「タスク」を下記のように使い分けます。

・仕事:一つの案件全体のこと。

・タスク:その仕事を構成する、複数の小さな「仕事」のこと。「ステップ」も同義。

 

 

一つの仕事をこまかい「ステップ」に分解する

・「ベイビー・ステップ」を活用しよう

「ベイビー・ステップ」という言葉を聞いたことはありますか?

 

一つの仕事を最小限の単位に分割し、自分にとって取り組みやすい形に変えることです。「赤ちゃんのように、小さな一歩を積み重ねる」という意味だそうです。

 

これにより、どんなに複雑で巨大な案件でも、着実に1つずつタスクを消化することができ、最終的には仕事を完遂できるようになる。それが、このベイビー・ステップの目的です。

 

・「仕事を分解」とは?

では、「仕事を分解」とは具体的にどういうことなのでしょうか?

 

たとえば、料理にたとえてみましょう。「ちゃんこ鍋」の場合、こんなステップに分けられますよね。

  1. レシピを調べる
  2. 材料を購入する
  3. 具材をカットする
  4. 肉団子を作る
  5. スープを作る
  6. 具材を入れて煮込む

いかがでしょうか?一口に「ちゃんこ鍋を作る」と言っても、こんな風に様々な異なる作業が含まれていることが分かると思います。

 

ベイビー・ステップとは、このように「一連の仕事を、異なる作業ごとに分割し、一つずつこなしていくこと」なのです。

 

・ベイビー・ステップの効果

(全容を俯瞰し、優先タスクを把握できる)

このベイビー・ステップには、とても大きな効果が2つあると私は感じます。

 

まず一つ目は、「仕事の全容を俯瞰することで、最優先のタスクを把握できる」という点です。

 

例えば、上司からこんな指示を出されたとしましょう。あなたなら、その日まっさきに何をすべきだと思いますか?

 

「1週間後に福岡から東京に出張してアメリカ人の重要顧客とミーティングし、そのあと夜景の綺麗なホテルでディナーせよ」

 

急な上に、盛りだくさんなオーダーですよね。

 

よほど頭の整理された方なら、何をすべきかピンと来るでしょう。しかし、急な状況変化に対応しずらい方なら、パニックになるはずです。そして、頭の中はこんな風になるでしょう:

  • 泊まるホテルとかミーティングの場所はどうしよう?
  • アメリカ人とのディナーって、どんな料理がいいの?それに夜景がキレイなホテルってどこ?
  • ミーティングの準備、大変だよなぁ…資料どうしよう…

 

などなど、一度に複数のことを考えてしまいがちですよね。でも、考えるばかりでモタモタしていると、最も緊急な「ホテル予約」が間に合わなくなったりします。それこそ一大事です。

 

ところが、これらの膨大なタスクも、一つ一つ分けて書きだせば、その中で「何が一番緊急かつ重要か」が見えてきます*1。ぐちゃぐちゃに絡まった毛糸玉が、ほぐれて一本の糸になるような感覚です。

 

これにより、タスクの山から最優先事項をひっぱり出し、期限内に処理することができるのです。

 

(パニックや思考停止による時間ロスを予防)

さらにもう一つ、心理面の効果が挙げられます。すなわち、「わ~、大変だ!何から手を付けたらいいの?!」というパニック状態を防げるという点です。

 

なぜなら、一旦この状態に陥ってしまうと、その仕事に直面するのを避けたくなるからです。すると、何かにつけて言い訳を探し、他の仕事を優先してしまいかねません。

 

「出張準備か…面倒くさいな…あ、それより昨日きたクレーム処理やらなきゃ!こっちのほうが大事だもんね!」

 

などと、もっともな言い訳をしたところで、出張は刻一刻と迫ってきます。逃げようがないのです。

 

しかし、思い切って仕事をタスクに分解してしまうと、それぞれのタスクは意外と簡単だったりします。すると、焦りが消え、落ち着いて一つ一つ着手しようという気持ちになるのです。 

 

この「焦りが消える」という点が、私を含めた「急な状況変化に対応できない」人間にとっては非常に重要だと感じます。

 

・タスクに分けてみよう

(考えられる限り、小さなステップで)

さて、ベイビー・ステップの効果が分かったところで、実際にタスクへの細分化をやってみましょう。

 

そこでまず大事なのは、「考えられる限り、小さな単位に分解する」ということです。

 

なぜなら、いくらベイビー・ステップを意識しても、分解した単位が大きければ、結局そのタスク内で複数の事柄を同時に考える必要が出てくるからです。こうなると、消化しづらくなってしまいます。

 

(日にちを跨いでもいい)

また、もう一つとても重要なのは、「1日のうちに一つの仕事を完了させようと思わないこと」です。

 

何故なら、出張や会社レベルの行事などは、タスクが多すぎて到底1日や2日では終わらないからです。そのため、多くの場合、タスクは何日かに割り振る必要が出てきます。

 

(具体例)

さて、上記のことを考慮したうえでタスクに分解すると、こんな感じになります:

 

【テーマ:「1週間後に福岡から東京に出張して、アメリカ人の重要顧客とミーティング。夜は夜景の綺麗なホテルでディナーせよ」】

 

  1. ホテルのブッキング(1週間後にチェックイン)
  2. ミーティングの場所・時間を調整(顧客と要相談)
  3. 顧客の宿泊先を確認
  4. 飛行機の手配(ミーティングの時間が決まってから)
  5. 顧客の食べ物の好みをチェック
  6. ディナーの予算設定(社内規定or上司に確認)
  7. 「夜景の綺麗なホテル」をリストアップ
  8. 出張申請書の作成、提出
  9. ミーティング用資料の作成
  10. 待ち合わせ場所・時間確認
  11. 顧客の予定に変更がないか、最終確認

 

ざっとこんな感じでしょうか。

 

最後に

「え~、こんなに分けるの?面倒くさい…」と思う方もいらっしゃるでしょう。

 

しかし、私のように何時間も同じタスクをし続けた挙句、上司に叱られるような人間には、このぐらいで丁度いいと思います。

 

事実、ベイビー・ステップを始める前は、1つの仕事に丸一日費やしてしまうことがしばしばありました。しかし、導入後は「このタスクが終わったら次はこれ。その後はこれ」という風に、仕事を小刻みにこなすことができるようになり、かなりの効果があったと感じています。

 

その結果、「あれもこれも全部中途半端なまま、何一つ終わっていない」という最悪の状況から抜け出し、さらに精神面では焦りや後ろめたさも感じにくくなったと思います。

 

焦りや後ろめたさは、短期的には小さな負荷に見えますが、私の場合、家に帰ってからも脳裏をよぎり、徐々に精神を蝕んでいきました。そういったことも、以前経験した鬱の発症と無関係ではないと思います。

 

よかったら、ベイビー・ステップを試してみてください。

 

次回は、「目標処理時間の設定」について書く予定です。

 

以上、「仕事を分解する」でした。

*1:自分で判断できない場合は、すぐ上司・先輩に聞きましょう!

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