発達障害傾向ですが、「営業」できました。

発達障害の傾向がある元・営業が、「人並み」に働くための仕事ハックをお送りします。

ケアレスミス多すぎ問題と、その対策②~「手順リスト」で解決!編~

今回は、ケアレスミス対策の2回目として、「仕事の手順を忘れる」問題への対策とその理由を書きます。

 

  • 手順通り仕事をしたのに、何故か毎回間違える。
  • 「ちゃんと書類作れ!」といつも上司に怒られる。

 

私もそんなことばかりでしたが、自分の知的特性をベースに対策を取り、今ではミスも減りました。

 

怒られるのは本当につらいし、エネルギーを消耗するものです。この記事が、少しでもあなたのお役に立てばと思い、書かせて頂きます。

 

■手順を忘れる

おさらい

前回お伝えしましたが、私のケアレスミスには2種類あり、それぞれに違う対策を取りました。

(1)何かをやること自体を忘れる(ルーチンワーク等)

→対策1):「やることリスト」を目立つ場所に貼る

→対策2):時計を見るクセをつける 

 

(2)仕事の手順を忘れる

→対策:詳細な手順をチェックリスト化する

では、「(2)仕事の手順を忘れる」について、詳しく書いていきます。

※「(1)何かをやること自体を忘れる」については、3/12の記事をご覧ください。

 

(2)仕事の手順を忘れる問題

・具体的には

まず、仕事の手順を忘れることで、具体的にどんなミスが発生するか見てみます。

 

例えば、オフィスワークの場合、こんな感じです。

  • 書類にハンコを押し忘れ、上司から突き返された
  • 見積書のチェックを忘れ、間違った価格を提出した
  • システムへの入力手順を間違え、エラーが出てしまった
  • 他部署とのやり取り手順が前後し、相手が混乱した

 

どれも実際に経験があるため、思い返せば冷や汗です。

 

私は営業職ですので、特に月末・年度末の駆け込み受注関連の稟議書で、よくミスをしました。

 

月末まであと実働7日、でも売上が足りない…そんな時、焦るせいか、余計失敗が増えるんですよね(涙)

 

・影響は深刻

こういったミスは、「うっかり」で済めばいいですが、時には自分や会社の信頼に関わることもあります。

 

例えば、稟議書でミスすると、決裁や受注の遅れにつながります。

 

それに、一度上司に「間違えるヤツ」と思われてしまうと、その後の稟議も通りにくくなります。(相手も人間なので、どうしてもバイアスが掛かります)

 

また、見積や注文書など、契約に関わるものは、訂正が困難な場合すらあります。

 

そのため、「ただのミス」とあなどらず、対策が必要なのです。

 

対策

では、実際にどんな対策を取ったか説明していきます。 

(2)仕事の手順を忘れる

→対策:詳細な手順をチェックリスト化する

 これは、仕事の手順をかなり細かくリスト化し、終わるたびにチェックを付けるというものです。

 

・例:書類の場合

(稟議書)

例えば、稟議書を例に考えてみます。これは、PCシステムの入力にも応用できる方法です。

 

稟議書には、このようにいくつもの欄があり、全て正しく埋めなければなりません。(下記は架空のフォーマットです)

 

f:id:KatieFue:20180313154541p:plain

 

もっと複雑なフォーマットもありますが、欄が多ければ多いほど、見落とすリスクも高くなります

 

(リスト作成)

ではどんなリストを作ったかと言うと、

 

書類の上から下の順に、項目を一つ一つリストアップし、その左側にチェックボックスを2個ずつ付けました。下記画像をご覧下さい。

 

※なお、チェックリストの管理方法は、2/28の記事に書きました。

f:id:KatieFue:20180313160540p:plain

2つあるチェックボックスは、このように使用します:

  1. (書類作成時)書類の欄を埋めるたび、一番左のボックスに印をつける。
  2. (最終チェック時)右側のボックスを使い、書類をダブルチェック。

 

(なぜチェックボックス2つ?)

では、なぜチェックボックスが2つも必要かと言うと、

 

もし1つしかなければ、作成時と最終チェックのどちらかを忘れるリスクがあるためです。

 

「作成時のチェックは無くていいのでは?」と思われるかも知れませんが、そうは行きません。

 

なぜなら、作成時のチェックを忘れ、入力漏れの欄が発生した場合、最終チェックでそれを発見した際に不安感でパニックになるからです。

 

「え、嘘!ここ空白じゃん!どうしよう!あわわ」という感じです。こうなると、書類の完成にかなり時間が掛かります。

 

そのため、私の場合は2つのボックスが必要でした。

 

・例:書類以外の場合

では、書類以外の場合はどうするかと言うと、手順を徹底的に「因数分解」し、それをそのままリスト化します。

 

詳細は2/23の記事「バイトができない(中略)対策(1)」の「手順は因数分解!」以降に書きましたので、割愛しますが、会社の仕事に合うよう、一例を挙げておきます。

 

ここでも、5W1Hを明確にするのがポイントです。 

 

(商品調達をメールで行う場合)

  1. 私:受注見込みの連絡が来たら、メールで○○さんへ「XXXを○○個、手配をお願いします」と伝える
  2. ○○さん:入荷予定日の連絡を下さる
  3. 私:「ありがとうございます。確保をお願いします」と言う
  4. 私:もし予定日に入荷連絡がない場合は、○○さんに「本日入荷予定ですが、まだ連絡がありません。状況をご教示下さい」と催促する(以下略)

 

また、「全部の仕事のリストを紙ベースで持っておくのは無理!」という人には、この方法があります:

 

エクセルでリストを作っておき、完了した項目を順番に「取り消し線」で消します。仕事が終わった後で取り消し線を外せば、リストを繰り返し使えます。

 

・リスト化の効果

チェックリストを使う方法は、単純といえば単純です。

 

ただ、これは私のように、発達の凹凸により「忘れる・見落とす」が極端に多い人には、とても効果的だと感じます。

 

それには、2つ理由があります:

  1. リスト化によって、「注目すべき場所」を一列に揃えられる
  2. 「何をやるべきか」が、モノとして視認できる

下記で、具体的に説明します。

 

(「揃える」)

まず、「一列に揃えられる」について。これは、チェックリスト化により、注意を向けなきゃいけない項目をタテ一列に並べ直すということです。

 

紙やシステムのフォーマットでは、入力欄が、画面の色々な場所に散らばっていますよね。

 

つまり、注意を向けなきゃいけない場所が、あちこちバラバラにあるということです。

 

多くの人には「当たり前」だと思いますが、私の場合、これだとどこを見たらいいか分からず、混乱してしまいます。

 

その点、リストだと強制的に上下一列に項目を並べるので、視線が散らばらず、集中しやすいのです。

 

(「視認できる」)

また、前回の記事でも触れましたが、書類以外の仕事では「やるべきことを視認できる形に直す」というのが、非常に重要です。

 

私は非常に忘れやすいため、やるべきことが頭の中ですぐに消えてしまいます。それを探すとなると、「あれ、次は何をするんだっけ?」と混乱してしまうのです。

 

その点、リスト化すれば、やるべきことがモノとして見て確認できるようになり、混乱を防げます。

 

そして、私の場合は長期記憶が強いので、リストを毎日使うことにより、徐々にリストなしでも手順通り仕事ができるようになりました。 

 

 

最後に

いかがだったでしょうか?

 

2回にわたってケアレスミス対策について書きましたが、今でも思い出すのは、頻繁にミスをして「やる気がない」と言われた時の悔しさです。

 

自分としては本当に真剣にやっていました。しかし、できない辛さ、理解されない悲しさから、何度もトイレで泣きました。

 

「発達障害」「グレーゾーン」という言葉をメディアで見るようになり、認知度は徐々に向上しているとは思います。ただ、いまだに「知らない」という方にも出会います。

 

そんな方に対し、「こういう理由で忘れやすいんです」と説明しても、理解を得るのは簡単ではありません。

 

そうなると、どうするか?もちろん、会社を辞めて別の道を探すのもアリだと思います。ただ、私のようにそうしない・できない人もいます。

 

その場合には、苦しいですが、ミスを減らす工夫をして、周囲の信頼を取り戻すことも選択肢に入れざるを得ません。

 

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今回紹介した方法は、あくまで当事者がもがきながら身に着けたもので、発達障害専門家の手は入っていません。

 

ただ、そのぶん、逆に「なぜその方法ならできるか」「どのように世界が見えているか」については、分かりやすいかも知れません。

 

この記事から、何か少しでもあなたにとって収穫があったなら、とても嬉しく思います。また、もしもっといい方法をご存じの場合は、ぜひ教えて下さい。

 

(おわり)

 

 

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