発達障害傾向ですが、「営業」できました。

発達障害の傾向がある元・営業が、「人並み」に働くための仕事ハックをお送りします。

残業続きだった私が定時退社できた理由~その2:仕事リストアップ~

こんにちは。Katieケイティです。 

 

前回(4/23)は、「私はなぜ残業けだったのか」について書きました。

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今回から、いよいよ「定時退社するために一体何をしたか」について、書いていきたいと思います。

 

それを実践したことで、「毎日20~21時まで残業」だった私は「スッキリ定時退社」できるようになりました。

 

その方法とは、簡単に言えば「手順の細分化」「時間管理の徹底」です。 

 

スケジュール管理については、すでに多くの本やブログが存在します。そんな中、わざわざ供給過剰ともいえる内容を語ろうとするのは、発達に凹凸のある当事者としてのリアルな話を書きたかったからです。

 

発達の特性にも色々ありますが、長期記憶の強いタイプならこんな方法が使えるんだなぁ、と思ってもらえればうれしい。

 

さらに、周囲から見れば「仕事の遅い人」でも、本人に合った対策を取れば改善できると知ってもらえるなら、もっとうれしいです。

 

 

【定時退社への道】その2

これから書くことは、書籍や人の話、それに自分のアイデアをもとにしており、自分がやりやすい形で実践してきたものです。

 

この方法を何人かに紹介したところ、「異常に面倒」だと鼻で笑われました。それでも私が楽に習慣化させることができたのは、

  • ルールにのっとった処理が得意
  • 長期記憶が強い
  • 習熟性が高い

といった発達の特性があったからです。その意味では、「やる人を選ぶ」方法なのかも知れません。

 

では、まず前回紹介した「定時退社できるようになった方法」を再度ご紹介します。 

 1)予定作成のコツ

  1. 「その中にやるべき仕事」をリストアップする
  2. 一つの仕事をこまかい「ステップ」に分解する
  3. 各ステップに「目標処理時間」を設定する
  4. 予定を定時までに終えられるよう時間配分する
  5. ストップウォッチで処理時間を計りつつ仕事する
  6. 予定どおりに終わらなかったら、原因を考え、対策を取る
  7. 今後やる仕事も予定に組み込む
  8. エクセルをカスタマイズし、自分だけの予定表を活用

2)隙間時間を活用

3)3分考えて答えが出ないことは、「すぐ」誰かに相談

では、今回は1.について詳しく書いていきます。

 

1.「その日中にやるべき仕事」をリストアップする

・考え方:優先順位をつける

(仕事には種類がある)

まずやることは、「その中に絶対やらねばいけないことは何なのか」をはっきりさせることです。

 

端的に言えば、「優先順位づけ」です。

 

一口に「仕事」と言っても、「すぐ処理が必要なもの」から「締め切りまで余裕があるもの」など、色々なタイプのものがありますよね。

 

そんな様々な種類の仕事が、出社するなり「ドバーッ」と押し寄せてきます。その玉石混交ぎょくせきこんこう*1の中から、一体どれを今日中に処理して、どれを明日以降に回すのか、仕分けする必要があるということです。

 

(時間は有限)

もちろん、「何いってるの!どの仕事も大事でしょ!優先順位をつけるなんてありえない!」と言う方もいるかも知れません。

 

そういった考え方も、もちろん素晴らしいと思います。

 

が、実際には、私たちの体は一つであり、使える時間も限られています

 

もし全ての時間を仕事に捧げていたら、家に帰って休む時間、家族と触れ合う時間、買い物する時間などもなくなります。そして、そんな損失の責任を、会社は取ってくれません。労災は下りるかも知れませんが、失った健康や絆が100%取り戻せるとは限らないのです。

 

自分に割り当てられた「1日数時間」の中で、いかにベストなパフォーマンスをするか。やるべき時にやるべきことができるか。

 

それを考えないと、本当に残業地獄に陥ってしまうのです。

 

▶1:メールから仕事をリストアップ

(メールチェック)

さて、優先順位付けの大切さがわかったところで、次は実際に仕事の仕分けにかかります。

 

そこでまずやることは、「メールチェック」です。

 

夜の間に来たメールを読んで、その内容から「具体的に自分が何をすべきか」メモに書き出すのです。

 

(「熟読」しない)

ポイントは、「メールを読むのに夢中になりすぎないこと」です。

 

何故なら、このステップで重要なのは、仕事のリストアップであって、メールの熟読ではないからです。

 

実際にメールをじっくり読むのは、実際に予定どおりに仕事をこなしていく段階で行います。

 

でないと、私のような没頭体質は、メールチェックだけで1日費やしてしまい、他の仕事ができなくなります。

 

(メールを判別する方法)

メールを熟読せずに、どうやって内容を判別したかというと、それはメールタイトルと文章のナナメ読みです。

 

つまり、メールタイトルと文章をザッと見て、それがどんな内容なのか大まかに把握するということです。それにより、おのずと何をすべきか決まってきます。

 

メールには、「クレーム」「注文」「購入希望の問い合わせ」などの種類がありますが、それぞれに特徴があります。

 

例えばクレームだと、タイトルに「故障」「クレーム」などの文言が、また文章には「困っています」「破損しました」などと書かれることが多いです。

 

注文や問い合わせにも、こういった一定の特徴があるので、慣れればメール100通を15分で仕分けすることも可能になります。

 

▶2:長期プロジェクトをリストアップ

メールのチェックが出来たら、次は比較的長期スパンで取り組む仕事を書き出します。

 

例えば、「会議資料を作成する」「プレゼンを作成する」「上司への中間報告を行う」などです。

 

こういった仕事は、本番がいつなのか決まっていることが殆どです。しかし、準備にはかなりの日数がかかる場合が多く、そのために長期スパンの仕事となります。

 

また、規模の大きな仕事だけに、やるべきことも多岐にわたりますが、まだこの段階ではその日何をすべきか分かっていなくても構いません。そのステップは後でやるからです。 

 

さて、メールと長期プロジェクトから仕事を書き出すと、下記のようなメモができます。

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▶3:仕事を緊急/重要度で分類

(優先順位チャート)

ここまでで、いま手元にある仕事を全て書き出せました。

 

次は、冒頭でお話した仕事の「優先順位付け」を行い、いよいよ「その中に絶対やるべき仕事」を確定させます。

 

優先順位をつける方法として、下記の図がよく使われています。

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このチャートは、「仕事 緊急度 重要度」というワードで検索すれば相当数ヒットします。かなり有名なものです。

 

(チャートの使い方)

使い方を詳しく説明すると、こうなります:

 

クレームや、大口客からの問い合わせなどといった「迅速に、かつ丁重に対応しないと損失が大きいもの」は【緊急かつ重要】(チャートの右上)に分類します。

 

一方で、書類のファイリングはさほど重要とは言えませんが、すぐにやらないと忘れてしまい、気付けば書類が山のように溜まってしまいます。そういう意味では、【緊急だけど重要じゃない】と言えます。

 

また、「客先からの問い合わせ」にも優先順位があります。あくまでBtoB(企業対企業)の取引に関してですが、相手が「大口顧客」かそれ以外なのかによって、どちらを先に対応するかは変わるのです*2

 

こんな風に、その日に飛び込んできた仕事であっても、大抵順位付けすることができます。

 

▶4:その日やるべき仕事にマーク

優先順位がつけられたら、次は3種類の仕事にマークをつけます。この、マークをつけた仕事が、その中に絶対やらねばならない仕事になるのです。

  1. 「緊急かつ重要」の全て
  2. 「重要だけど緊急じゃない」の上位2つ
  3. 「緊急だけど重要じゃない」の上位2つ

2.と3.を敢えて上位2つに絞るのは、重要・緊急な仕事は時間が掛かることが多いからです。

 

もしここで全てをマークしてしまうと、予定が多過ぎてその中に終わらない可能性があります。そのため、選択と集中を行うのです。

 

実際に仕事を予定に組み込むステップは、「時間配分」の回で書く予定です。その際に時間が余るようであれば、マークをつけた以外の仕事も予定に入れて構いません。

 

長くなってしまいましたが、こうやって「その中に絶対やらねばならない仕事」をリストアップすることができました。

 

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次は、「一つの仕事をこまかい「ステップ」に分解する」について書く予定です。

 

 

*1:ここでは、「さほど緊急度も重要度も高くない仕事」と、「非常に緊急かつ重要な仕事」が混ざっている状態のことを指しています。念のため。

*2:もちろん、100%新規客が対象のユーザーとびこみ営業や、いつどんな人が来るか分からない来店型の接客業などは、こうはいかないと思います。ここでは、あくまで既存客相手のルート営業を想定しています。

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