発達障害傾向ですが、「営業」できました。

発達障害の傾向がある元・営業が、「人並み」に働くための仕事ハックをお送りします。

ベイビー・ステップで、タスク設定が上手くいかない。そんな時は?

こんにちは。Katieケイティです。

 

前回の記事では、「ベイビー・ステップ」という方法を使い、仕事を次々とテンポよくこなしていくコツをお伝えしました。そこでは、大きな「仕事」を小さな「タスク」に分解していくのがポイントでした。 

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しかし、そもそもどうやって「仕事」を「タスク」に分けたらいいの?という方もいらっしゃるでしょう。

 

例えば「料理」という仕事を例にとった場合、

  • 「材料の買い出し」
  • 「材料のカット」
  • 「調味料の準備」

など、いくつもの細かい作業(タスク)が必要になりますよね。

 

このように、「仕事」とはそもそも小さな「タスク」の複合体です。しかし、一連のタスクは無意識に連続して行われることが多いため、これらを単体として把握するのが苦手な方もいると思います。

 

そこで今回は、前回の補足として、仕事をタスクに分解しやすくするコツをお伝えしようと思います。それは、「やろうとしている仕事内容をいったん文章化し、それを文節に分けてみる」という方法です。

 

では、詳しく見ていきましょう。

 

文節に区切ればうまくいく

■タスク抽出のステップ 

初めに、タスク抽出の詳しい方法を1.~4.のステップでご紹介します。

  1. まず、仕事内容を「文章化」する
  2. その文章を「文節」単位に区切る
  3. それをギリギリ意味が分かる「まとまり」に再編する
  4. その「まとまり」に対応するタスクを列挙する

ざっくり言うと、「耳で聞いた内容や、頭の中に雑然と散らかっている"やるべきこと"をいったん文章として可視化し、それから純粋なタスクを取り出す」ということです。

 

なぜ可視化が必要かと言うと、上司や先輩からの指示などは 口頭で行われることが多いからです。そうすると、私のように「耳からの情報を処理するのが苦手な方」は、聞いたことを忘れたり、頭の中で情報の整理ができず混乱してしまいます。

 

また、メールで指示が届いた場合も、必ずしも「何をすべきか」が簡潔に書かれているとは限りません(何ページもある長~いメールの中に、指示がパラパラと散りばめられていたりとか、ね…泣)。

 

このため、一度は自分がすべき仕事を、自分なりの言葉に変換することが大事なのです。

 

■まず「仕事」を「文章」にしよう

上司からの指示 

では、前回も取り上げた「急な東京出張」の話をベースに説明したいと思います。

 

あなたがいつも通りデスクに向かっていると、上司からいきなり声を掛けられました。そこで、このような仕事の指示をもらうとします:

 

・上司:「ちょっと来てくれる?」

・あなた:「はい」

・上司:「アメリカの○○社の営業部長が、来週東京の△△展示会に来るらしいんだよ。なかなか来日しない人だから、珍しいんだけどね」

・あなた:「そうなんですか」

・上司:「それで、またとない機会だから、今後の販売戦略についてミーティングしたいと思っている」

・あなた:「はい」

・上司:「ところが、担当者の□□君が来週いっぱい海外出張で、どうしても東京に行けない。そこで、君にその件の対応を頼みたいのだが」

・あなた:「…分かりました(マジで...?)」

・ 上司:「あと、折角だから、夜はディナーの接待をしてほしい。できればそこそこ良いホテルがいいな。夜景の綺麗なフロアのレストランで」

・あなた:「承知しました」

・上司:「急で申し訳ないが、頼むよ」

 

なかなかの無茶ぶりですね。でも、こういった急な指令は、営業をやっているとよくあるものです。正直、勘弁してほしいですけどね。

 

では、ここからどのようにタスク化していけばよいのでしょうか?

 

文章化してみる

まず、上司の発言から重要なキーワード(「来週」、「東京」、顧客名など)を拾って、その指示を文章にしてみます

 

すると、こうなります:

 

「1週間後に福岡から東京に出張してアメリカ人の重要顧客とミーティングし、そのあと夜景の綺麗なホテルでディナーせよ」 

 

■文章化した仕事を、「文節」に区切ろう

次に、この文章を「文節」に区切ります。

 

文節とは、「日本語として意味の分かる最小限の単位」のことです。その文節の末尾に「ね」を付けて不自然でなければ、その区切り方で正解です。

 

 「1週間後に/福岡から/東京に/出張して/アメリカ人の/重要顧客と/ミーティングし、/そのあと/夜景の/綺麗な/ホテルで/ディナーせよ」 

 

 (念のため、「ね」を付けて確認してみると、「1週間後に、福岡から…」となります。ちゃんと文節に区切れたことが分かります。)

 

■文節を、ギリギリ意味の分かる「まとまり」にしよう 

 そして、これらの文節をいくつかの「まとまり」に統合し、仕事内容としてギリギリ意味の分かる単位にします。 

 

すると、こんな風になります:

  1. 「1週間後に/福岡から/東京に/出張して」
  2. 「アメリカ人の/重要顧客と/ミーティングし」
  3. 「そのあと/夜景の/綺麗な/ホテルで」
  4. 「ディナーせよ」 

■その仕事に対してタスクを設定しよう

最後に、これらの「まとまり」=仕事に対して、一体どういう行動が必要かを考えます。この、「必要な行動」こそが、「タスク」となります。

 

今回の場合、こうなります:

  1. 「1週間後に/福岡から/東京に/出張して」→(出張するには何が必要か?)ホテルブッキング、飛行機手配、出張申請書提出
  2. 「アメリカ人の/重要顧客と/ミーティングし」→(ミーティングには何が必要か?)ミーティング場所・時間調整、資料準備、顧客の宿泊先確認、待ち合わせ場所・時間確認
  3. 「そのあと/夜景の/綺麗な/ホテルで」→夜景の綺麗なホテルをリストアップ
  4. 「ディナーせよ」→予算設定、顧客の食べ物の好みをチェック

 

なお、「どういう行動が必要か?」を考える際には、前に書いた「ストーリー仕立てで考える」という方法が有効です(2018/2/27 「問題と対策11)仕事で忘れ物が多く悩んでいた私が、チェックリストに救われた話(1)」参照)

 

一見面倒に見えますが、頭の中だけで考えてパニックになってしまう方は、試してみてもいいと思います。仕事を文章化=可視化するだけでも、冷静になれますよ

 

以上、「ベイビー・ステップにトライするも、上手くいかない。そんな時は?」でした。

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