発達障害傾向ですが、「営業」できました。

発達障害の傾向がある元・営業が、「人並み」に働くための仕事ハックをお送りします。

残業続きだった私が定時退社できた理由~その4:「目標処理時間」設定

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こんにちは、Katieケイティです。

 
前回は大きな仕事を小さな「タスク」に分解し、テンポよく処理していく方法について書きました。  

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でも、いくらタスクに分解しても、ダラダラと仕事をしていたら結局残業してしまいますよね。

 
そこで今回は、それぞれのタスクに「目標処理時間」を設定し、円滑にタスクを処理するための準備をする段階について書いてみたいと思います。  

仕事が終わらない原因は「時間への意識」にあった

■「何となく」仕事を始めていませんか?

皆さんは、仕事をする際に、その仕事の「目標処理時間」を設定したことはありますか?

 
私も以前はそうでしたが、殆どの方はその仕事をいつまでに終わらせるか決めずに始めてしまうのではないかと思います。
 
しかし、この方法だと予想外に時間がかかってしまい、仕事が消化しきれないことも出てきますよね。
 
これは、次のようなことが原因だと考えられます。
 

■目標がないと、その時間内に終わらせようという意識が持てない

人間というのは、「目標」を設定しないと、何でもマイペースに取り組んでしまうものです。
 
例えば、営業の仕事であれば、「毎月どの程度売り上げるかの目標=ノルマ」を決めておかないと、努力して受注しようという気になりません(よほど真面目な人でない限り)。これでは、どんなに立派な会社でも、すぐに倒産してしまいます。
 
ノルマは厳しいものですが、それがあるからこそ社員が努力し、そしてその売上で毎月給料がもらえるわけです。
 
それと同じで、「仕事をいつまでに終わらせるか」という目標を設定することで、緩みがちな自分の気持ちにプレッシャーを掛けることができます
 
この「あと○○分で終わらせなきゃ!」というプレッシャーが、よりよい効率化を考えるきっかけにもなり、結果として仕事を早く終わらせる要因になるのです。
 

■「目標処理時間」を設定しよう

・まずは適当でいい

そんなわけで、目標処理時間を設定する大切さがお分かり頂けたかと思います。
 
「理屈は分かるけど、面倒くさい」
「何もそこまで…」
 
というあなた。まぁちょっとリラックスして下さい。
 
何も最初から、完璧な目標を立てる必要はありません
 
まずは自分の理想であったり、ごくごく適当な感覚で時間を設定すればいいのです。そのうちに、だんだん勝手が分かってきます。
 
では、早速やってみましょう。
 

・実際にやってみる

今回も、前回使った「東京への急な出張」のストーリーを使います。前回設定した下記の「タスク」に、適当に目標時間を設定してみましょう。
 
すると、こんな感じになります:
  • ホテルのブッキング→15分
  • ミーティングの場所・時間を調整→10分
  • 顧客の宿泊先を確認→5分
  • 飛行機の手配→15分
  • 顧客の食べ物の好みをチェック→5分
  • ディナーの予算設定→10分
  • 「夜景の綺麗なホテル」をリストアップ→15分
  • 出張申請書の作成、提出→20分
  • ミーティング用資料の作成→60分
  • 待ち合わせ場所・時間確認→10分
  • 顧客の予定に変更がないか、最終確認→15分
いかがでしょうか?
 
初めて目標時間を設定するときは、これぐらいいい加減で大丈夫です。
 
今後書く予定の「目標処理時間に従ってタスクを実行する」という段階で、実際の処理時間が目標とどれだけ違うか確認することができるからです。
 
大抵、「え~、こんなに時間掛かってたの?!」とびっくりするはずです。
 
そうやって理想と現実を確認することで、徐々に自分の処理能力が把握できてくるのです。
 
では、次回はもう少し踏み込んで、1日のうちに仕事を終えられるような「時間配分」について書きたいと思います。
 
以上、「目標処理時間」設定についてでした。
 
 

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