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残業続きだった私が定時退社できた理由〜その5:仕事への時間配分~

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こんにちは、Katieケイティです。 


前回は、仕事の「目標処理時間」を設定し、円滑にタスクを処理するための準備をする段階について書きました。  

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今回はさらに一歩進んで、タスクをサクサクこなせすための「時間配分」について、書いてみたいと思います。

仕事を定時に終えるための時間配分

■なぜ時間配分が必要なのか? 

・予期せぬタイムロスが発生する

え?時間配分なんて必要?


次から次へ仕事をこなしていけば、自然と全部終わるんじゃないの?

 

そう思われるのも無理はありません。私も、以前はそうでした。


しかし、実際の現場では、必ずしも自分の仕事だけに集中できるとは限りません。むしろ、その逆です。

 

急に上司から呼ばれたり、突然ミーティングが入ったりといった「予期せぬ仕事」が、日々容赦なく押し寄せてきます。このため、いくら「実働○時間」と決まっていても、その時間を100%自分の仕事だけに使えるわけではないのです。

 

したがって、こういった「予期せぬタイムロス」も織り込んだ上で計画を立てないと、結局のところ残業は免れないことになります。

 

・タスクには優先順位がある

また、「絶対にその日に終わらせなければならない仕事」は、他の仕事より早めに着手する必要があります

 

そうでないと、急に予期せぬ仕事が入った場合、他の予定に押し出されてその仕事ができなくなってしまう可能性が高いためです。

 

これらの理由から、タスクに対して目標処理時間を設定した後は、必ず

  • どのタスクを先に行うか
  • 予期せぬタイムロスはどの程度か(推測)
  • 明日以降に延期してもいい仕事はどれか

を考える必要があるのです。

 

■具体的な方法

それでは、まず時間配分の進め方について、具体的なステップを挙げてみたいと思います。

  1. その日「実際に使える時間」を計算
  2. タスクを「実際に使える時間」の範囲で取捨選択
  3. ハミ出たタスクについては、日程を再考
  4. タスクと既定の仕事を、優先度順に時間軸で配置

では、1つずつ見ていきましょう。

 

1.その日「実際に使える時間」を計算

最初に、その日「実際にどれだけの時間を、自分の仕事に集中して使えるか」を計算します。


仮に就業時間が9時から17時までだった場合、1時間の昼休憩があるとして実働時間は7時間です。大抵、この時間をまるまる自分の時間として使えるように思ってしまいがちです。

 

しかし、先ほど述べたように、実際には予期せぬ仕事によって外部から時間を拘束されるケースが多々あります。こんな時、「今は集中したいので邪魔しないでください」などとは言うことはできません(私は実際に言ってしまったことがありますが、よい子の皆さんはマネしないでね♥)

 

また、外回りや会議など、すでに決まっている予定は自分の時間として使うことはできなくなります。従って、これらの拘束時間を、あらかじめ「実際の労働時間」からマイナスしておく必要があるのです。

 

仮に何件か予定が入っているとして、マイナスすべき時間をこのように見積もってみましょう:

  • 外回り: 120分
  • 在庫の有無を顧客に連絡(15:00まで)30分
  • 日報の作成と提出(17:00まで)  15分
  • 小休憩: 30分
  • 急なミーティングなど予期せぬ仕事(推定): 60分
  • 合計: 255分

いかがでしょうか?

 

なんと4時間近くも、自分の仕事に集中できない可能性があることがわかりますね。もしこれらの時間を無視して仕事を始めてしまったら、たちまちスケジュールが狂ってしまいます。

 

なお、こういった時間の見積は、あくまで推測で大丈夫です。実際には見積もりをオーバーすることも多々ありますが、もしラッキーにもそれだけの時間を使う必要が出なければ、まるまる自分の時間に充てられるわけです。その時は、得をしたと考えてください。

 

2.タスクを「実際に使える時間」の範囲で取捨選択

次に、自分のやりたいタスクが、「実際に使える時間以内」に収まるかどうかを確認します。前回も使った「急な東京出張」の例で見てみましょう。

◎実際に使える時間=(420分-255分)=165分

◎やりたいタスク:

  • ホテルのブッキング→15分
  • ミーティングの場所・時間を調整→10分
  • 顧客の宿泊先を確認→5分
  • 飛行機の手配→15分
  • 顧客の食べ物の好みをチェック→5分
  • ディナーの予算設定→10分
  • 「夜景の綺麗なホテル」をリストアップ→15分
  • 出張申請書の作成、提出→20分
  • ミーティング用資料の作成→60分
  • 待ち合わせ場所・時間確認→10分
  • 顧客の予定に変更がないか、最終確認→15分

→合計180分 

すると、この例の場合には、180分-165分=15分の不足が出てしまうことがわかります。

 

実際には外回りが長引いたり、顧客からの電話があったりして「実際に使える時間」がさらに短くなる可能性もあるため、このままでは到底タスクの完了は難しそうです。

 

そこで、はみ出た部分の仕事について、優先度を考え直すという作業に入ります。

 

3.ハミ出たタスクについては、日程を再考

今回の場合、15分ぶんの時間が不足してしまいました。これを埋めるため、上記のいずれかのタスクを別日に移動させる必要が出てきます。

 

すると、「15分」に該当するタスクの中では、「顧客の予定に変更がないか、最終確認」が一番緊急度が低そうだと気付きます。まだ出張まで1週間あるため、相手への確認は出張2日前ぐらいでも間に合うためです。

 

そこで、このタスクは「出張2日前」の日に延期することに決めます。こうすることで、理論上はそれ以外の全てのタスクが「実際に使える時間」内に収まることになります。

 

4.タスクと既定の仕事を、優先度順に時間軸で配置

最後に、タスクと既定の仕事(会議など)を、優先度順で時間軸に並べ替えます。

 

今回の例で言うと、「ホテルのブッキング」が何よりも緊急そうです。東京のホテルは、とにかく予約が取りづらいですからね。

 

また、ここで忘れてはならないことがあります。それは、あらかじめ日程の決まっている予定は、必ずその時間通りに配置するということです。

 

例えば、「朝の10時から12時まで」と決まっている外回りの時間帯に、他の仕事を入れることはできません。

 

そのため、例えば他に実施期限が決まっている仕事がある場合は、必ずその仕事が実行できるよう時間調整する必要があります。特に、上司への提出資料や、顧客への連絡事項等は要注意です。

 

このことも踏まえた上で、「急な東京出張」の主人公の1日を下記のようにスケジューリングしてみます。  (太字は「すでに決まっている予定」)

  • 9:00  ホテルのブッキング→15分
  • 9:15  出張申請書の作成、提出→20分
  • 9:35  飛行機の手配→15分
  • 9:50  小休憩10分
  • 10:00 外回り(10:00~12:00)→120分
  • 12:00 昼休憩→60分
  • 13:00 顧客の宿泊先を確認→5分
  • 13:05 ミーティングの場所・時間を調整→10分
  • 13:15 顧客の食べ物の好みをチェック→5分
  • 13:20 待ち合わせ場所・時間確認→10分
  • 13:30 小休憩→10分
  • 13:40 ディナーの予算設定→10分
  • 13:50 「夜景の綺麗なホテル」をリストアップ→15分
  • 14:05 在庫の有無を顧客に連絡(15:00まで)→30分
  • 14:35 急なミーティングなど予期せぬ仕事(推定)*1→60分
  • 15:35 小休憩→10分
  • 15:45 ミーティング用資料の作成→60分
  • 16:45 日報の作成と提出(17:00まで) →15分
  • 17:00 予定の仕事を全て完了、退社

 ※別日に移動したタスク:

  • 顧客の予定に変更がないか、最終確認→15分

 さて、こんな感じにスケジュールが組めました。

 

実際にこれだけ隙間なくタスクをこなせるかは別として、たくさんのタスクであっても時間配分と優先順位を考えてスケジュールを組めば「意外とこなせそう」なことが分かるかと思います。

 

このようにスケジュールとして「何をやらないといけないか」「外部からの時間拘束はどの程度か」を可視化することで、モヤモヤとした切迫感(「あれもしなきゃ、これもしなきゃ!汗」という感じ)がなくなるのです。

 

この「焦りをなくす」ということが、私のようなパニックになりやすい人間には仕事効率化の上で非常に大事だと感じます。

 

~~~~~~~~~

では、次回はスケジュールを時間通りにこなせるよう、実際の時間管理の方法について書く予定です。 

 

*1:今回は「予期せぬ仕事」をこの時間に組み込みましたが、この時間は飽くまで仮のものです。なぜなら、実際にはいつこういった仕事が舞い込むかは予測しづらいからです。従って、もし「予期せぬ仕事」が午前中に入った場合には、午前中にする予定だった仕事を午後に移動させるなどの対応が必要になります。

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