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残業続きだった私が定時退社できた理由〜その6:時間を計ってみる~

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こんにちは、Katieケイティです。

 

前回は、その日中に仕事をやりきるための「時間配分」のコツについてお伝えしました。  

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今回は、さらに進んで、配分した時間どおりに仕事を行うための「時間管理」の方法について書きたいと思います。それは、「ストップウォッチ」で実際に掛かった時間を計るというものです。

ストップウォッチで時間管理の達人になる

■ストップウォッチで計ってみよう

・メール時間が1/3に

仕事をする際、ストップウォッチで時間を計っているような人はあまり見かけないかもしれません。

 

場合によっては「几帳面すぎ」「変人」と言われそうなこの方法ですが、私自身が実践してみて本当に効果があったので、皆さんに紹介したいと考えた次第です。

 

どのくらい効果があったかというと、メールで言うなら作成時間が1/2~1/3くらいに短縮できました。1日100件近いメールを処理する日もあったので、これは絶大な効果だと思います。

 

・具体的な方法

さて、では具体的な方法を見てみたいと思います。このようなステップになります:

  1. 各タスクに対して設定した「目標処理時間」を確認
  2. 「タイマーモード」ではなく、「ストップウォッチモード」でカウント開始
  3. 都度ストップウォッチを見ながら仕事をする
  4. タスクが完了したらストップウォッチを止め、目標処理時間とのギャップを確認する
  5. 目標処理時間を超過していたら、超過した理由と改善策を検討する
  6. 改善策を次のタスクで実践してみる
  7. 以後、1.~6.の繰り返し

ざっとこんな感じです。

 

(何故ストップウォッチモード?)

2.の"「ストップウォッチモード」でカウント開始"という点についてですが、これには理由があります。

 

「タイマーモード」(予め設定した時間になるとカウントが「ゼロ」になる)だと、例えば設定時間が5分なら5分以上の時間が計れなくなってしまうからです。

 

実際には、目標処理時間を超過する場合のほうが多いため、最終的に費やした時間を計測するためにも、「ゼロ」から任意の時間まで計れる「ストップウォッチモード」がオススメなのです。

 

(ストップウォッチを見るタイミング)

また、3.の「都度ストップウォッチを見ながら仕事をする」について、「一体いつ見ればいいの?」という疑問があるかと思います。

 

これについては、例えばこんな具合に、自分で好きなタイミングを決めればいいと思います:

  • メールを5行書いたら
  • プレゼン資料(パワポ)を1ページ作ったら
  • 稟議書/申請書1枚の項目を半分埋めたら

 そのうち嫌でもストップウォッチを見るクセがつきますので、初めはこんな感じで大丈夫です。

 

■なぜ計る必要があるのか?

では、そもそも何故時間を計る必要があるのでしょうか?

 

私が実践して感じたのは、下記の4つの理由です:

 

・時間を計る理由

  1. 自分が「何にどれだけ」時間を掛けているか知ることで、パフォーマンスの現状を把握できる
  2. また、「時間」という拘束枠の中で最大限の成果を発揮しようとするため、おのずとパフォーマンスが高まる
  3. さらに、どうしたら仕事を効率化できるのか考えるようになる
  4. 効率化の工夫を繰り返すことで、ますます仕事がはかどるようになる。そして、残業撲滅へと近付く

これは、ひとまとめにして言えば

「時間をストップウォッチによって可視化し、現状を把握することで、改善への意欲とヒントを得る」

ということです。

 

・時間は「可視化」によって、初めて認識できる

「人間は、時間を"可視化"することで、初めて時間を認識できる」

 

昔このように教わったことがありますが、実体験からもまさにそうだと感じます。

 

メールを10分くらいで書いたつもりなのに、実際に計ってみると30分も費やしていた…以前はこんなことが頻繁にありました。しかし時間を「可視化」、つまりストップウォッチで計り始めたところ、大体のメールは5分以内に書けるようになりました。

 

特に、私のように「何かに没頭しやすい人」の場合、一つの仕事にのめり込んでしまい、本来なら掛けなくてもいい時間を掛けてしまう、というリスクがあります。

 

そのリスクを回避するためにも、「時間の可視化」というプロセスは非常に重要なのです。

 

・向上心を刺激する

また、時間という「制限」を加えられた時、また自分が想像よりも仕事に時間を掛けていると知った時、そこではじめて「時間」、「自分の能力の限界」というライバル対峙たいじすることになります。

 

向上心の全くない方(そんな方が実際にいるかどうかはわかりませんが)でない限り、このライバルと向き合い、限界を打ち破って「もっとデキるようになってやろう」と思うのは自然なことだと思います。

 

したがって、「時間を計る」ということは、「自分の向上心を刺激することで能力を開発する」という行為そのものなのです。 

 

■理想と現実のギャップを直視しよう

さて、実際に時間を計ってみると、大抵の方が自分の想像よりも長い時間を掛けていることに気付くと思います。

 

想像の2倍、もしくは3倍もの時間になる方もいるでしょう。普通はそんなものだと思います。

 

そうやって厳しい現実を直視することになりますが、そこで落ち込んでしまい、「もうやめよう…」と諦めてはいけません

 

自分の仕事の遅さに愕然とすることは「改善」の第一歩であり、自分自身を見つめ直すチャンスだと捉えて欲しいのです。

~~~~~~~~~~

 

では、次回は、このように現実を知ってショックを受けたあとどうするか?について詳しく書きたいと思います。

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