こんにちは、
今回から、「定時退社」を可能にするためのスケジュール法について、詳しく見ていきたいと思います。
今日ご紹介するのは、こちらです：
＜残業対策の全ステップ＞
１）スケジュール作成のコツ
- 全ての仕事に「優先順位」をつける◀今日はココ
- 仕事を「タスク」に分解する
- タスクに「目標処理時間」を設定する
- タスクに時間配分する
- タスクの処理時間を測定
- 予定超過したら原因を考え、対策を取る
- 今後やる仕事も予定に組み込む
- 自分だけの予定表を活用
２）隙間時間を活用
３）3分考えて答えが出ないことは、「すぐ」誰かに相談
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仕事を「優先順位付け」しよう！
■なぜ「優先順位」が必要なのか？
あこがれの「定時退社」への第一歩。
それは何かと言うと、仕事に「優先順位」を付けることです。
なぜなら、毎日ひっきりなしにやってくる仕事の山を、来た順にこなしていたのでは、本当に緊急な仕事が後回しになってしまうからです。
・どの仕事も「平等」ですか？
もちろん、「仕事に優先順位なんてない。平等に取り組むべきだ」という方もいらっしゃるでしょう。それも一つの考えです。
しかし実際には、個々の仕事が持つ「重要度」と「緊急度」は異なっています。
例えば、あなたが営業職ならば
- クレーム対応
- 事務品の購入
- 引き合い対応
のうち、どれが最優先だと思いますか？
・やるべき時に、やるべきことを！
恐らく、「クレームより事務品」と答える人はいないでしょう。
何より優先してクレーム対応しないと、顧客を失ってしまうからです。
こんな風に、プロには「やるべき時」に「やるべきこと」を確実にこなす能力が求められます。
そして、それを可能にするファーストステップが、「仕事の優先順位付け」なのです。
■１．仕事の洗い出し
・下準備
さて、優先順位の大切さがわかったところで、仕事のステップに戻りましょう。
まず下準備として、いま手元にある仕事を全て洗い出すという作業を行います。
具体的には、下記の４つの種類の仕事を、全てリストアップするのです。
- メールで来る新規の仕事
- 既存の予定
- 長期プロジェクト
- ルーチンワーク
・理由
しかしなぜ、このプロセスつが必要なのでしょうか？
それは、これら全てを網羅しなければ、何らかの仕事をやり忘れてしまうリスクがあるからです。
そのため、スケジュールを作る際には、必ず最初に全ての仕事を洗い出すようにしましょう。
・実際に洗い出してみる
では、実際に例を見ながら進めていきます。
それぞれの分類には、下記のような仕事があったとしましょう。
▶メールで来る新規の仕事
- 在庫の有無を顧客に連絡
▶既存の予定
- 外回り
- 日報の作成・提出
▶長期プロジェクト
- 出張準備（1週間後）
- 会議資料作成（締切：3日後）
- プロジェクト進捗の中間報告（締切：5日後）
▶ルーチンワーク
- 書類のファイリング
- デスクトップの整理
- 備品の購入申請
これが、いま手元にある仕事の全てということになりますね。
これらを全てまとめて、リストアップします。すると、優先順位付けのための材料が、揃ったことになります。
■２．仕事を緊急/重要度で分類
・優先順位チャート
では、いよいよ本題の「優先順位付け」に移ります。
具体的には、下記のチャートを使い、「緊急度」と「重要度」を仕分けていく方法です。
・チャートの使い方
このチャートを初めて見る方も、いらっしゃるかも知れませんね。
これは、スケジュール管理のツールとして広く使われているものです。とても便利なので、ここでも使いたいと思います。
具体的な使い方は、このようになります：
＜分類法＞
- 迅速かつ丁重に対応すべきもの
→右上（緊急かつ重要）へ - さほど重要ではないが、早急にすべきこと
→左上へ - さほど緊急ではないが、重要なもの
→右下へ - 緊急でも重要でもないもの
→左下へ
＜使用法＞
- それぞれの枠内では、重要度の高いものから順に書く
- 「緊急かつ重要」
→必ず当日中に - 「重要なもの」
→明日でもいい - 「緊急なもの」
→当日の空いた時間に - 「緊急でも重要でもないもの」
→当面保留
・優先度の判断
では、一体どんな風に優先度を判断すればいいのでしょうか？
詳しく見ていきましょう。
▶（１）「緊急かつ重要」
これは、対応の遅れや準備不足によって大きな損失リスクのあるものです。
例えば、上の表では一つ目に「出張準備」が来ていますね。
これは、期日が決まっており、会社の大きな予算を使う仕事ですから、遅延や準備不足は許されません。 従って、最も早急に着手が必要なのです。
また、表にはありませんが、同様の仕事として「クレーム対応」が挙げられます。
これは、すぐに対応しないと「失注」や「取引停止」といった重大な損失リスクがあるからです。
▶（２）「重要」
これは、締め切りまで時間に余裕があるものの、必ず着手する必要があり、かつ仕事のクオリティによっては大きな損失リスクがあるものです。
例えば、「会議資料の作成」にはあと3日の猶予がありますが、資料の作り込みが甘ければ評価が下がりかねません。
その意味で、重要と言えるのです。
▶（３）「緊急」
これは、さほど重要ではないものの、早急にやらないとデメリットがあるものです。
例えば、「書類のファイリング」は重要な仕事とは言えませんが、すぐやらないと忘れてしまい、後回しにするほど書類が溜まって作業が大変です。
そういう意味では、当日の空き時間に速やかにやるのが賢明なのです。
▶（４）「緊急でも重要でもない」
また、これについては、後回しにしても特に支障がないもののことです。
「デスクトップの整理」で言うと、確かにやったほうがいいですが、かと言って他の仕事を差し置いて行うようなものではありません。
そのため、よほど余裕ができた時にすることにして、当面は保留して構わないのです。
こんな風に、どんな仕事であっても優先順位付けをすることが可能です。
そして、あなたは「緊急かつ重要」なものを優先し、その日のスケジュールを組み立てていけばいいのです。
次は、こうやって分類した仕事を着実にこなすため、仕事を「タスク」に分解する方法について書く予定です。
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