発達障害傾向ですが、「営業」できました。

発達障害の傾向がある元・営業が、「人並み」に働くための仕事ハックをお送りします。

メールチェックの時短法!~100通を15分で仕分ける仕事ハック~

仕事 メールチェック 時短

時短法をマスターすれば、メール100通もサックサク!

こんにちは、Katieケイティです。

突然ですが、皆さんは「メールチェック」にどれくらいの時間を掛けていますか?

5分、10分、30分、あるいは「そもそも計ったことがない」という方もいらっしゃるかも知れませんね。

でも、短時間で終わらせるつもりが、ついつい深読みして時間が掛かりすぎるケースも多いのではないでしょうか?

そこで今回は、そんなお悩みを解決する「メールチェックの時短法」をご紹介します。

これをマスターすれば、たった15分で100通を仕分けるのも夢じゃありませんよ!

メールチェックのコツ

■メールチェックは奥が深い

「朝出社したら、まずはメールチェック」

という方も多いでしょう。

夜の間に来たメールを朝イチで振り分け、その日の仕事の予定を立てていくこのプロセス。働く人にとって、とても重要ですよね。

しかも、海外ビジネスをする人にとっては、時差の大きい国から朝届くメールは膨大な量。場合によっては、100通以上になる場合もあるものです。

とはいえ、1通1通ゆっくりと目を通していたら、次の仕事に差し支えますよね。

そのため、「いかに素早く全てのメールを仕分けするか」が、一日を決定づけると言っても過言ではありません。

たかがメールチェックと言えども、奥深いものなのです。

 

■メールチェック3つのポイント

では、具体的にどうすれば素早い仕分けができるのでしょうか?

それは、この4つです: 

<ポイント>

  1. メールは熟読しない
  2. 新規メールはタイトルで振り分け
  3. 「Re」メールは「キーワード」だけキャッチ
  4. 長いメールは「見る」に徹する

では、1つずつ見ていきましょう。

 

1.「熟読」しない

まず最初のポイントは、「メールを熟読しない」こと。

このことを、まず徹底的に頭に叩き込んでください。

なぜなら、メールチェックの目的は飽くまで「後でじっくり案件に取り組むための下準備」だからです。

実際にメールをじっくり読むのは、仕事の優先順位を決め、時間配分をしてからのこと。

こういったステップを踏む前にいきなりメールに没頭していては、いくら時間があっても足りません。

くれぐれも、気を付けましょう。

 

2.新規メールはタイトルで振り分け

では、メールを熟読せずに、どうやって内容を判別するのでしょうか?

一つ目の方法は、「メールタイトルだけ見て判断する」というものです。

これは、特に相手から「新規メール」で連絡が来た場合に有効です。

下のメールを見て下さい。

タイトルに、はっきりと「製品故障」と書いてありますよね。

 

仕事 メールチェック 時短

「タイトル」だけ見て判断できる!

新規メールで、かつこのようにタイトルが明確な場合、もう文章を読む必要はありません。

タイトルだけ見て「これは故障対応だから、優先順位が高い」と判断できるからです。

同様に、

  • 注文書
  • 引き合い
  • 見積依頼

などなど、重要なキーワードの入ったタイトルなら、中身は後でじっくり見るとして「緊急かつ重要」のカテゴリーに放り込んでしまいましょう。

(メールチェックの次のステップ「仕事の優先順位付け」については、下記記事で詳しく書いています。)

blog.xn--katiefue-i64mq8yc0vjo7eeitdhns.com

 

3.「Re」メールは「キーワード」だけキャッチ

("Re"だらけメールに要注意!)

しかし、いつも新規のメールが来るとは限りませんよね。

場合によっては、同じ相手と何度も「返信」を繰り返し、タイトルが「Re」だらけになることもあるものです。

その場合、タイトルと本文の内容がかなり違うこともしばしば。

こんな時は、どうすればいいのでしょうか? 

それは、内容のナナメ読みで「キーワード」だけをキャッチするという方法です。

 

(内容は別件なのに…)

例えば、下のメールを見てください。

元々のタイトルは「先日はありがとうございました。」となっています。

どうやら、アポイントメントのお礼メールにそのまま返信しているようですね。

仕事 メールチェック 時短

「Re」のメールは、内容に要注意

 

こういったケースだと、タイトルだけ見ていては、重要な内容に気付かず対応が遅れる可能性があります。

そのため、本文にサッと目を通して「重要なキーワード」が隠れていないかチェックが必要なのです。

 

(「キーワード」を探せ!)

では、今回のメールだとどうなるでしょうか?

下の画像を見て下さい。

本文に2つ、「故障」「修理」というキーワードが散らばっていますね。

これパッと見てキャッチし、「故障対応だから、緊急かつ重要」と判断すればいいのです。

内容は、スケジュールを立てたあとでゆっくり読みましょう。

仕事 メールチェック 時短

文中に散らばったキーワードを探そう!

 

4.長いメールは「見る」に徹する

ただ、毎回毎回こんな短いメールばかりとは限りません。

場合によっては、20~30行の長いメールを送ってくる人もいるもの。

例えば、下のような感じです。

仕事 メールチェック 時短

こんな長いメールは、キーワード拾いも一苦労…

長いうえに、キーワードがあちこちに散らばっているので読みづらいですよね。

これでは、キーワードの拾い上げも容易ではありません。

そこでポイントになるのが、文章を「読む」のではなく「見る」に徹するということです。

 

(「読む」ではなく「見る」)

文章を「見る」とは、どういうことでしょうか?

それは、「目で文字を追ってはいるけれど、頭の中で音読しない」ということです。

実は、たいていの人は文章を読む際、黙読にもかかわらず頭の中で声に出して読んでしまっています*1

このせいで、目は素早く文章を追うことができるのに、読む速さは音読のスピードに合わせてしまうのです。

これでは、長いメールからキーワードを抜き出すにも時間が掛かってしまいますよね。

そのため、「読む」ことを止めて「見る」に徹する必要が出てくるのです。

 

(音読を止める方法)

ただ、「頭の中での音読は、長年のクセでなかなか止められない」という方もいらしゃいますよね。

そんな方のために、コツを紹介しているページがありましたのでご紹介しておきます。

lifehacking.jp

 

よかったら読んでみてくださいね。

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いかがだったでしょうか?

メールチェックに時間を掛け過ぎると、後の予定も立てづらくなるもの。

サクッと終わらせて、スケジュール作成に取り掛かりたいですね。

 

以上、メールチェックの時短法でした。

 

※残業を防ぐ「スケジュールの立て方」はこちらからどうぞ↓

blog.xn--katiefue-i64mq8yc0vjo7eeitdhns.com

*1:ニューヨーク大学の調査では、なんと約8割の人が頭の中で音読しているとの結果が出ています。日本人だけじゃないんですね。

digest.bps.org.uk