こんにちは、
突然ですが、皆さんは「メールチェック」にどれくらいの時間を掛けていますか？
5分、10分、30分、あるいは「そもそも計ったことがない」という方もいらっしゃるかも知れませんね。
でも、短時間で終わらせるつもりが、ついつい深読みして時間が掛かりすぎるケースも多いのではないでしょうか？
そこで今回は、そんなお悩みを解決する「メールチェックの時短法」をご紹介します。
これをマスターすれば、たった15分で100通を仕分けるのも夢じゃありませんよ！
メールチェックのコツ
■メールチェックは奥が深い
「朝出社したら、まずはメールチェック」
という方も多いでしょう。
夜の間に来たメールを朝イチで振り分け、その日の仕事の予定を立てていくこのプロセス。働く人にとって、とても重要ですよね。
しかも、海外ビジネスをする人にとっては、時差の大きい国から朝届くメールは膨大な量。場合によっては、100通以上になる場合もあるものです。
とはいえ、1通1通ゆっくりと目を通していたら、次の仕事に差し支えますよね。
そのため、「いかに素早く全てのメールを仕分けするか」が、一日を決定づけると言っても過言ではありません。
たかがメールチェックと言えども、奥深いものなのです。
■メールチェック３つのポイント
では、具体的にどうすれば素早い仕分けができるのでしょうか？
それは、この４つです：
＜ポイント＞
- メールは熟読しない
- 新規メールはタイトルで振り分け
- 「Re」メールは「キーワード」だけキャッチ
- 長いメールは「見る」に徹する
では、1つずつ見ていきましょう。
１．「熟読」しない
まず最初のポイントは、「メールを熟読しない」こと。
このことを、まず徹底的に頭に叩き込んでください。
なぜなら、メールチェックの目的は飽くまで「後でじっくり案件に取り組むための下準備」だからです。
実際にメールをじっくり読むのは、仕事の優先順位を決め、時間配分をしてからのこと。
こういったステップを踏む前にいきなりメールに没頭していては、いくら時間があっても足りません。
くれぐれも、気を付けましょう。
２．新規メールはタイトルで振り分け
では、メールを熟読せずに、どうやって内容を判別するのでしょうか？
一つ目の方法は、「メールタイトルだけ見て判断する」というものです。
これは、特に相手から「新規メール」で連絡が来た場合に有効です。
下のメールを見て下さい。
タイトルに、はっきりと「製品故障」と書いてありますよね。
新規メールで、かつこのようにタイトルが明確な場合、もう文章を読む必要はありません。
タイトルだけ見て「これは故障対応だから、優先順位が高い」と判断できるからです。
同様に、
- 注文書
- 引き合い
- 見積依頼
などなど、重要なキーワードの入ったタイトルなら、中身は後でじっくり見るとして「緊急かつ重要」のカテゴリーに放り込んでしまいましょう。
（メールチェックの次のステップ「仕事の優先順位付け」については、下記記事で詳しく書いています。）
blog.xn--katiefue-i64mq8yc0vjo7eeitdhns.com
３．「Re」メールは「キーワード」だけキャッチ
（"Re"だらけメールに要注意！）
しかし、いつも新規のメールが来るとは限りませんよね。
場合によっては、同じ相手と何度も「返信」を繰り返し、タイトルが「Re」だらけになることもあるものです。
その場合、タイトルと本文の内容がかなり違うこともしばしば。
こんな時は、どうすればいいのでしょうか？
それは、内容のナナメ読みで「キーワード」だけをキャッチするという方法です。
（内容は別件なのに…）
例えば、下のメールを見てください。
元々のタイトルは「先日はありがとうございました。」となっています。
どうやら、アポイントメントのお礼メールにそのまま返信しているようですね。
こういったケースだと、タイトルだけ見ていては、重要な内容に気付かず対応が遅れる可能性があります。
そのため、本文にサッと目を通して「重要なキーワード」が隠れていないかチェックが必要なのです。
（「キーワード」を探せ！）
では、今回のメールだとどうなるでしょうか？
下の画像を見て下さい。
本文に２つ、「故障」「修理」というキーワードが散らばっていますね。
これパッと見てキャッチし、「故障対応だから、緊急かつ重要」と判断すればいいのです。
内容は、スケジュールを立てたあとでゆっくり読みましょう。
４．長いメールは「見る」に徹する
ただ、毎回毎回こんな短いメールばかりとは限りません。
場合によっては、20～30行の長いメールを送ってくる人もいるもの。
例えば、下のような感じです。
長いうえに、キーワードがあちこちに散らばっているので読みづらいですよね。
これでは、キーワードの拾い上げも容易ではありません。
そこでポイントになるのが、文章を「読む」のではなく「見る」に徹するということです。
（「読む」ではなく「見る」）
文章を「見る」とは、どういうことでしょうか？
それは、「目で文字を追ってはいるけれど、頭の中で音読しない」ということです。
実は、たいていの人は文章を読む際、黙読にもかかわらず頭の中で声に出して読んでしまっています*1。
このせいで、目は素早く文章を追うことができるのに、読む速さは音読のスピードに合わせてしまうのです。
これでは、長いメールからキーワードを抜き出すにも時間が掛かってしまいますよね。
そのため、「読む」ことを止めて「見る」に徹する必要が出てくるのです。
（音読を止める方法）
ただ、「頭の中での音読は、長年のクセでなかなか止められない」という方もいらしゃいますよね。
そんな方のために、コツを紹介しているページがありましたのでご紹介しておきます。
よかったら読んでみてくださいね。
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いかがだったでしょうか？
メールチェックに時間を掛け過ぎると、後の予定も立てづらくなるもの。
サクッと終わらせて、スケジュール作成に取り掛かりたいですね。
以上、メールチェックの時短法でした。
※残業を防ぐ「スケジュールの立て方」はこちらからどうぞ↓
blog.xn--katiefue-i64mq8yc0vjo7eeitdhns.com
*1:ニューヨーク大学の調査では、なんと約8割の人が頭の中で音読しているとの結果が出ています。日本人だけじゃないんですね。