こんにちは、
前回は「ベイビー・ステップ」の考え方を使い、仕事を小さな「タスク」に分解する方法について書きました。
複雑そうに見える仕事も、小さな単位に分けることで取組みやすくなるんでしたね。
では、今回はこれらを円滑に処理できるよう、それぞれのタスクに「目標処理時間」を設定する方法について書いてみたいと思います。
＜残業対策の全ステップ＞
１）スケジュール作成のコツ
- 全ての仕事 に「優先順位」をつける
- 仕事を「タスク」に分解する
- タスクに「目標処理時間」を設定する◀今日はココ
- タスクに時間配分する
- タスクの処理時間 を測定
- 予定超過したら原因を考え、対策を取る
- 今後やる仕事も予定に組み込む
- 自分だけの予定表を活用
２）隙間時間を活用
３）3分考えて答えが出ないことは、「すぐ」誰かに相談
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時間への意識を変えよう！
■「何となく」仕事を始めていませんか？
皆さんは、仕事をする際に「いつまでに終わらせるか」設定したことはありますか?
私もそうでしたが、殆どの方は特に決めていないのではないかと思います。
しかし、たいていは予想外に時間がかかってしまい、仕事が消化しきれないことも多いもの。
これは、次のようなことが原因です。
■「目標」がないと、努力できない
人間というのは、「目標」がないと何でもマイペースに取り組んでしまうものです。
例えば、営業の仕事であれば、「毎月どの程度売り上げるかの目標＝ノルマ」を決めておかないと、努力して受注しようという気になりません。
これでは、どんなに立派な会社でも、すぐに倒産してしまいます。
ノルマは厳しいものですが、これがあるからこそ社員が努力し、その売上で毎月給料がもらえるわけです。
それと同じで、「仕事をいつまでに終わらせるか」という目標を設定することで、緩みがちな自分の気持ちにプレッシャーを掛けることができます。
この「あと○○分で終わらせなきゃ！」という気持ちが、よりよい効率化のきっかけにもなり、結果として仕事を早く終わらせる要因になるのです。
■「目標処理時間」を設定しよう
・まずは適当でいい
そんなわけで、目標処理時間を設定する大切さがお分かり頂けたかと思います。
「理屈は分かるけど、面倒くさい」
「何もそこまで…」
というあなた。まぁちょっとリラックスして下さい。
何も最初から、完璧な目標を立てる必要はありません。
まずは自分の理想であったり、ごく適当な感覚で時間を設定すればいいのです。そのうちに、だんだん勝手が分かってきます。
では、早速やってみましょう。
・実際にやってみる
今回も、前回使った「東京への急な出張」のストーリーを使います。前回設定した下記の「タスク」に、適当に目標時間を設定してみましょう。
すると、こんな感じになります：
- ホテルのブッキング
→15分 - ミーティングの場所・時間を調整
→10分 - 顧客の宿泊先を確認
→5分 - 飛行機の手配
→15分 - 顧客の食べ物の好みをチェック
→5分 - ディナーの予算設定
→10分 - 「夜景の綺麗なホテル」をリストアップ
→15分 - 出張申請書の作成、提出
→20分 - ミーティング用資料の作成
→60分 - 待ち合わせ場所・時間確認
→10分 - 顧客の予定に変更がないか、最終確認
→15分
いかがでしょうか?
初めて目標を設定するときは、これぐらいいい加減で大丈夫です。
今後書く「タスクの処理時間を測定する」ステップで、実際の処理時間とどれだけ違うか確認することができるからです。
大抵、「こんなに時間掛かってたの？！」とびっくりするはずです。
そうやって理想と現実を確認することで、徐々に自分の処理能力が把握できてくるのです。
では、次回はもう少し踏み込んで、1日のうちに仕事を終えるための「時間配分」について書きたいと思います。
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