こんにちは、
先日、下記の記事で「Gmailの"返信定型文"機能を使えばメールが時短できる」と書きましたよね。
折角なので、今回はその詳しいやり方をご説明したいと思います。
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これを使うと、時短だけでなく、「タイプミス」や「記入漏れ」といったケアレスミスの対策にもなるのです！
メールを送った後で「あ～！やっちゃった…」と思うのは、すごいストレスですもんね。
バンバン使って、メールでのミスを撲滅しましょう！！
定型文で時短＆ミス撲滅
というわけで、返信定型文の「作り方」と「使用方法」とを詳しく解説します。
まずは、「作り方」から見ていきましょう。
■1.返信定型文の作り方
＜ステップ1＞
・「受信トレイ画面」
↓
・「画面右上の歯車ボタン」をクリック
↓
・「設定」をクリック
↓
・「詳細設定」（下記写真の画面）
↓
・「返信定型文（テンプレート）」の項目で「有効にする」を選択
＜ステップ2＞
・「受信トレイ画面」に戻る
↓
・「新規メール作成ボックス」を開き、定型文にしたい文章を作成する
※ただし、定型文として使うので、個数や金額などの「変数」となる箇所は「空欄」にしておいて下さい。今回の場合は、「宛名」と「品番」、それに「個数」が空欄になっています。
＜ステップ3＞
・メール作成ボックス右下の「…」ボタンをクリック
↓
・「返信定型文」をクリック
(すると左側に新しいボックスが出てくる)
↓
・そのボックス内の「返信定型文を作成」をクリック
↓
・この文章が定型文として保存される
（※一部モザイクを入れていますが、気にしないで下さい。）
さて、これで使いたい定型文が保存されました。一安心ですね。
では、次は実際に使う場合の方法です。
■2.保存した定型文の使用方法
・メール作成ボックス右下の「…」マークをクリック
↓
・「返信定型文」をクリック
↓
・左に出てきたボックスの「挿入」の項目にある当該の定型文タイトルをクリック(今回の場合は【在庫状況のお知らせ】)
↓
・使いたい定型文が、メール本文に挿入される
↓
・必要な情報を埋めて、メールを作成
（※モザイクは気にしないで…）
ざっとこんな感じです。
どうです？とても簡単ですよね。
■効果は絶大！
・時短効果
しかも、何よりありがたいのは、こんなに簡単な操作でメールの作成が1/2～1/3に時短できることです。
特に、
- 引き合い対応
- 頻繁に行う業務連絡
など、「毎回同じ文章を書かなければならない」業務に最適です。
何度も何度も、同じ文章をイチから書くのは本当に大変ですからね。私も、この方法にずいぶん助けられました。
・タイプミスや記入漏れ防止
また、「タイプミス」や「記入漏れ」の防止にも、相当な効果があります。
タイプミスはもちろんですが、引き合い時の「条件」（納期や支払い方法 等）を書き忘れたりすると、あとあと大変な問題になりかねません。
一方、定型文を使っていれば、もともと正しい内容を保存してあるわけですから、ミスする可能性がかなり低くなります。
あとは、「変数」として追記した内容をチェックをしさえすれば、大丈夫なのです。
特に「ケアレスミス」が多くて困っている方には、本当にオススメですよ！
以上、Gmailで「返信定型文」機能を使う方法でした。