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Gmail「返信定型文」の使い方~目指せ!メール時短&ミス撲滅~

仕事 効率化 Gmail 返信定型文

わずかな手間で、メールが劇的に時短できるんです!


こんにちは、Katieケイティです。

 

先日、下記の記事で「Gmailの"返信定型文"機能を使えばメールが時短できる」と書きましたよね。

折角なので、今回はその詳しいやり方をご説明したいと思います。 

 

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これを使うと、時短だけでなく、「タイプミス」や「記入漏れ」といったケアレスミスの対策にもなるのです!

メールを送った後で「あ~!やっちゃった…」と思うのは、すごいストレスですもんね。

 

バンバン使って、メールでのミスを撲滅しましょう!!

定型文で時短&ミス撲滅

というわけで、返信定型文の「作り方」と「使用方法」とを詳しく解説します。

まずは、「作り方」から見ていきましょう。

 

■1.返信定型文の作り方

<ステップ1> 

・「受信トレイ画面」


・「画面右上の歯車ボタン」をクリック

・「設定」をクリック

・「詳細設定」(下記写真の画面)

・「返信定型文(テンプレート)」の項目で「有効にする」を選択 

f:id:KatieFue:20181029111902p:plain

 

<ステップ2>

・「受信トレイ画面」に戻る

・「新規メール作成ボックス」を開き、定型文にしたい文章を作成する

※ただし、定型文として使うので、個数や金額などの「変数」となる箇所は「空欄」にしておいて下さい。今回の場合は、「宛名」と「品番」、それに「個数」が空欄になっています。

 f:id:KatieFue:20181029111714p:plain

<ステップ3>

・メール作成ボックス右下の「…」ボタンをクリック

・「返信定型文」をクリック

 (すると左側に新しいボックスが出てくる)

・そのボックス内の「返信定型文を作成」をクリック

・この文章が定型文として保存される

 f:id:KatieFue:20181029120705p:plain

(※一部モザイクを入れていますが、気にしないで下さい。)

 

さて、これで使いたい定型文が保存されました。一安心ですね。

では、次は実際に使う場合の方法です。

 

■2.保存した定型文の使用方法

・メール作成ボックス右下の「…」マークをクリック

・「返信定型文」をクリック

・左に出てきたボックスの「挿入」の項目にある当該の定型文タイトルをクリック(今回の場合は【在庫状況のお知らせ】) 

・使いたい定型文が、メール本文に挿入される

・必要な情報を埋めて、メールを作成 

f:id:KatieFue:20181029111720p:plain

 (※モザイクは気にしないで…)

 

ざっとこんな感じです。

どうです?とても簡単ですよね。

 

■効果は絶大!

・時短効果

しかも、何よりありがたいのは、こんなに簡単な操作でメールの作成が1/2~1/3に時短できることです。

 

特に、

  • 引き合い対応
  • 頻繁に行う業務連絡

など、「毎回同じ文章を書かなければならない」業務に最適です。

 

何度も何度も、同じ文章をイチから書くのは本当に大変ですからね。私も、この方法にずいぶん助けられました。

 

・タイプミスや記入漏れ防止

また、「タイプミス」や「記入漏れ」の防止にも、相当な効果があります。

タイプミスはもちろんですが、引き合い時の「条件」(納期や支払い方法 等)を書き忘れたりすると、あとあと大変な問題になりかねません。

 

一方、定型文を使っていれば、もともと正しい内容を保存してあるわけですから、ミスする可能性がかなり低くなります

あとは、「変数」として追記した内容をチェックをしさえすれば、大丈夫なのです。

 

特に「ケアレスミス」が多くて困っている方には、本当にオススメですよ!

 

以上、Gmailで「返信定型文」機能を使う方法でした。