こんにちは。
皆さんは、「ルーチンワーク」をやり忘れてハッとした経験はありませんか?
実は、私もその一人。しかし、そんな私でも、対策を取ったことで劇的に「やり忘れ」が減ったのです。
そこで今回は、効果があった方法をお伝えしたいと思います。
「To Doリスト」でルーチンワーク忘れ対策！
■ルーチンワークとは
そもそもルーチンワークとは何でしょうか？それは、「毎日決まった時間や、決まったタイミングで行う仕事」のこと。
大抵の場合、そこまで重要度も高くなく、また難しいわけでもありませんが、やらないと会社の仕事が回らない。それがルーチンワークの特徴です。
例えば、オフィス内だとこんなものが挙げられます。
- 書類のファイリング
- 他部署への書類・物品の送付
- ゴミ捨て
- 営業レポートの作成
■「後回し」でマイナス評価に…
しかし、やらなきゃいけないのは分かっていても、忙しさにかまけてつい後回しにしがち。そして、すっかり忘れて帰ってしまう…こんなことも起こりやすいのです。
何度もやり忘れを繰り返すと、「仕事のできない人」「いい加減な人」のレッテルを貼られ、自分の評価にも影響しかねません。
従って、「所詮ルーチンワーク」と放置せず、ちゃんとした対策が必要になってくるのです。
■対策
・１．「To Doリスト」を目立つ場所に貼る
（リスト化）
では、実際にどんな対策をすればいいのでしょうか？
まず一つ目は、「To Doリスト」を目立つ場所に貼るということです。
こんな風に、ルーチンワークをチェックリスト化し、終わるたびにチェックマークを付けていきましょう。
なお、「手書きのほうが好き」という方には「KYOKUTOのE239」という付箋タイプのメモがオススメです↓
少し高いですが、どこにでも貼れるうえ、シンプルですごく使いやすいです。
（貼る場所）
次に、リストはとにかく「目立つ場所」に置くこと。これが大事です。
エクセル派の場合、「PCデスクトップの真ん中」に配置し、タイトルに「★」を付けるなどして存在感を出すといいでしょう。
こうすると、嫌でも目を引くので、毎回見ざるをえません。
デスクトップをシンプルにしたいからと言って、もしフォルダーの奥深くに格納してしまうと、存在を忘れてしまいがち。避けたほうが無難です。
また、手書きメモの場合は、PCモニタに貼るのがオススメです。
（なぜ効果的？）
では、そもそも何故「リスト化」が効果的なのでしょうか？
それは、「やるべきことを視覚化」できるからです。
「○○をやらなきゃ」と思っていても、他に優先事項があると記憶は上書きされてしまうもの。しかも、記憶は目に見えないため、「見て思い出す」ことができません。
だったら、それを「モノ」として視認できる形にすればいい。これが、リスト化の発想なのです。
・２．時計を見るクセをつける
（時計なしでは時間を認識できない）
また、次に大切なのは「時計を見るクセをつける」ということ。
ルーチンワークは大抵やる時間が決まっていますが、人間は時計などのツールを見ずに「時間」を認識することができません（下記参照）。
blog.xn--katiefue-i64mq8yc0vjo7eeitdhns.com
特に、何かに没頭しやすいタイプの場合、時間を忘れて１つの仕事に取り組みがちですよね。すると、「やり忘れ」のリスクはさらに高まります。
そのため、「時計を見るクセ」はとても大切なのです。
（時計を見るタイミング）
なお、時計を見るタイミングですが、下記のようなルールを作ると忘れにくくなります。
- メールを1通書き終わったら
- 顧客との電話が終わったら
- トイレから帰ったら などなど
これを毎日繰り返すうちに、自然と時計を確認して「次のルーチンワークまであと○○分」と意識できるようになりますよ。
なお、ルーチンワークとは別に、「新しく発生した予定」の管理には「リマインダーアプリ」が便利です。それについては、こちらをご覧ください。
blog.xn--katiefue-i64mq8yc0vjo7eeitdhns.com