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「ケアレスミス」をなくす方法、教えます!~「手順リスト」の大活用~

ケアレスミス 対策 チェックリスト

「ケアレスミス」は防げるんです!

こんにちは、Katieケイティです。

 

皆さんは、「ケアレスミス」で困った経験はありませんか?

 

  • 書類がヌケ・モレ」だらけで、稟議が通らない
  • 手順通り仕事をしたのに、なぜか毎回間違える

 

自信満々でやったハズなのに、ミスを指摘されるとツライですよね…

実は私もそんなことばかりでしたが、ある対策を取ったことでミスの頻度がグッと下がりました。

 

そこで今回は、ケアレスミスを徹底的に撲滅するコツをお伝えしようと思います。

ケアレスミスを撲滅しよう!

■ケアレスミスとは

・こんなミスのこと

  • 書類にハンコを押し忘れ、上司の決裁がもらえなかった
  • 見積書のチェックを忘れ、誤った価格を提出した
  • システムへの入力手順を間違え、エラーが出てしまった

 

どれもよくあるミスですよね。

これらの失敗は、内容は違いますがどれも「ケアレスミス」。

 

文字通り、「確認不足によるミス」のことです。

 

・なぜ対策が必要か?

(本当に「大したことない」の?)

 しかし、こういったミスはつい「まぁ、いっか」で済ませたくなるもの。

 

ただのウッカリだから、大した問題じゃない」

「それ以外の部分はしっかり仕事してるんだから、評価してもらえるはず

 

こう思っている方も、多いのではないでしょうか?

しかし、実は大きな間違いです。

 

(「ウッカリ」では済まない)

なぜなら、ケアレスミスは時に自分や会社の信頼に関わることもあるからです。

 

例えば、稟議書でミスすると、決裁や受注の遅れに繋がります。

上司も、一度あなたを「ミスする人」と思ってしまったら最後、信用度が下がりその後の稟議が通りにくくなる可能性だって否めません。

 

また、見積や注文書などの契約関係は、あとで訂正が困難な場合もありえます。すると、本来より大幅に低い価格で販売せざるを得ず、会社に損害を与える可能性だって十分あるのです。

 

そのため、「ただのミス」とあなどらず、対策することが大切です。

 

■対策

では、実際にどんな対策を取ればいいのでしょうか?

それは、「仕事の手順をチェックリスト化する」という方法です。

 

とてもシンプルですが、ヌケ・モレには絶大な効果を発揮する方法なんですよ。

 

なお、よくあるミスとして

  • 書類作成でのミス
  • 仕事の手順上のミス

の2つがありますが、ここではそれぞれ1つずつ、適した対策をご紹介します。

 

では、まず「書類作成」から見ていきましょう。

 

1.「書類作成」の場合

(稟議書)

ビジネスパーソンがよく使う書類の代表格として、「稟議書」を例に挙げてご説明します。

 

稟議書には、このようにいくつもの欄があり、全て正しく埋めなければなりません。(下記は架空のフォーマットです)

 

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もっと複雑なフォーマットもありますが、欄が多ければ多いほど、ヌケ・モレのリスクも高くなります

 

(対策)

さて、これをミスなく完璧に埋めるには、どうしたらいいのでしょうか?

 

それは、こういった方法です:

  1. 書類の項目を、上から下の順に一つずつリストアップする
  2. リストアップした項目の左側に、チェックボックス」を2個ずつ付ける
  3. 書類の欄を一つ埋めるたび、「一番左のボックス」に「チェックマーク」をつける
  4. 書類の欄をすべて埋めたら、「右側のボックス」を使いダブルチェックする

すると、実際のチェックリストはこのような形になります:

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(なぜチェックボックス2つ?)

「でも、チェックボックスって普通1つだよね?なんで2つも必要なの?」

 

そう思われた方、とてもいい質問です。 

 

それは、もし1つしかなければ、「作成時のチェック」と「作成後のチェック」のどちらかを忘れる可能性があるためです。

 

まず、「作成時のチェック」を忘れたら、どこかの欄を埋め忘れる可能性がありますよね。

すると、作成後のチェックで「ヌケ・モレ」が発覚するわけですが、人によっては「他にもどこか間違えていないか?」と不安になってしまうことがあるのです。

 

すると、また最初からチェックをやり直したりして、とても時間が掛かってしまいます。

 

また、「作成後のチェック」を忘れてしまったら、ダブルチェックできないため記入間違いを見落とすリスクが出てきます。

 

こういった理由から、 チェックボックスは2つ必要なのです。

 

2.「書類作成以外」の場合

(どんなケース?)

一方、書類作成以外でもケアレスミスは発生します。

どんな場合かと言うと、仕事上「踏むべきステップ」をやり忘れることで、仕事が滞ってしまうというものです。

 

例えば、

  • 資材発注の際、関連部署への連絡モレで予算が下りなかった
  • 顧客との交渉の際、納期条件を伝え忘れたためにトラブルになった

というようなケースです。

 

(対策)

では、こういった場合はどう対策すればいいのでしょうか?

 

それは、

  1. 手順を徹底的に因数分解する
  2. その手順をチェックリスト化する

という方法です。

 

(具体例)

この方法は「手順の因数分解」がキモなのですが、その具体的なやり方は下記のエントリーに詳しく書いているため、ここでは割愛します。

※目次の「手順は因数分解!」以降を見て下さいね

 

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とは言っても、「バイト」と「会社での仕事」は少し性質が違うため、「仕事」を使って因数分解の例を挙げておきますね。

 

ここでも、5W1Hを明確にするのがポイントです。 

(例:商品調達の手続き)

  1. 商品を受注する
  2. 即日、メールで調達部へ「商品名」と「数量」を伝える
  3. 折り返し、調達部から「納期」の連絡を受ける
  4. 即日、顧客へ納期を連絡する
  5. 「納期」当日、調達部から入荷の連絡を受ける
  6. もし入荷連絡がない場合は、調達部へ入荷状況の確認を依頼する(以下略)

また、チェックリストの使い方は「書類作成の場合」とほぼ同じですが、この場合チェックボックスは1つで構いません。

 

実際に一つずつステップを実行するごとに、チェックマークを付けていきましょう。

 

・効果がある理由

では、なぜそもそも「手順リスト」が効果的なのでしょうか?

 

それには、2つ理由があります:

  1. リスト化によって、「見るべき項目」を一列に揃えられるから
  2. 「何をやるべきか」が視覚化できるから

 

(「揃える」メリット)

まず、「一列に揃えられる」というメリットについて説明します。

 

例えば書類の場合、「埋めるべき欄」はたいてい書類のあちこちに散らばっていますよね。上の稟議書の例でもそうですが、決して一列に整ってはいません。

 

これはごく普通のことなのですが、しかし、一つ大きな問題点があります。

それは、視点が一点に定まらず「集中力が分散してしまう」ということです。

 

ヌケ・モレが発生してしまう原因の一つは、まさにこの「集中力の分散」。

 

その点、リスト化すると「見るべき項目」が強制的に一列に並ぶので、視線が散らばらず、集中しやすいのです。

 

(「視覚化」できる)

また、もう一つのメリットは、「やるべきことを視覚化できる」という点です。

※下記エントリー「なぜ効果的?」の項でも書きました

 

blog.xn--katiefue-i64mq8yc0vjo7eeitdhns.com 

書類と違い、「仕事の手順」はそれ自体「目に見えるモノ」ではありません。頭の中に存在する、形のない「記憶」でしかないのです。

 

そして、記憶には大きな弱点があります。

それは、「それより優先すべきことが発生すると、たちまち存在感が薄れ、忘れてしまう」ということです。

 

仕事の現場では、常に新しい情報が行きかいます。そして、覚えているはずの記憶は、どんどん後ろに追いやられます。だから、ヌケ・モレが発生するのです。

 

その点、チェックリストとして「視覚化」すれば、やるべきことがモノとして「見て確認」できるようになる。これが、チェックリスト化のメリットなのです。 

 

・手順リストは「紙」でも「エクセル」でも

なお、ここで紹介した「手順リスト」ですが、これは紙で作ってもいいですし、「紙を何枚も保管するのが煩わしい」と思えばエクセル上のフォーマットでも構いません。

どちらも同じ効果があります。

 

エクセルの場合、予め手順リストのフォーマットを作っておき、下記画像のように「チェックマーク」をプルダウンで選べるようにしておくといいでしょう。

 

ケアレスミス対策 チェックリスト 作成例

「データの入力規則」の「リスト」を活用しよう

そして、仕事が終わった後で「チェックマーク」の列を一気に「Delete」すれば、リストの再利用が可能です。

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いかがだったでしょうか?

 

ケアレスミスを連発し、先輩や上司に怒られる…これが続くと、周囲の信用も失い、自信までなくしそうになりますよね。

でも、もうクヨクヨする必要はありません!少しの工夫で、改善できる可能性があるのですから。

 

あなたがミスに悩まされず、本来の力を発揮できること。それが、何より一番です。ぜひ、明日から試してみて下さいね。

 

以上、「ケアレスミス対策のご紹介」でした。