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発達障害の傾向がある元・営業が、「人並み」に働くための仕事ハックをお送りします。

仕事を定時で帰るためのスケジュール法⑩「相談力」を磨いて効率化!

仕事 上司 相談できない

人に「相談」するにも、コツがあるんです!


こんにちは、Katieケイティです。

「残業対策」シリーズでは、これまで段取りの苦手な人でも、定時までに仕事を終わらせるためのコツについて書いてきました。

しかし、実際のところ「段取りはできるけど、いろいろと判断に迷ってしまい結局時間がかかる」という方もいらっしゃるのではないでしょうか?

たとえば、「仕事の優先順位づけ」、「顧客への対応方法」、「情報収集の仕方」などなど…

「これはどうすべきか」、「あれはどう対処したら」と悩んでしまいますよね。

そこで、今回は「判断に迷った時」にあなたを助けてくれる、とっておきのコツをご紹介します。

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「相談力」を磨けば、仕事が変わる!

■相談しよう!

そのコツとは、「3分考えて分からないことは、人に相談する」というものです。

 「え、そんな単純なこと?」

と思う方もいるでしょう。

だって、新人研修で真っ先に教えられるのが「報告・連絡・相談(ほうれんそう)」ですものね。

しかし、実際には、案外できない方がいるものです。

特に、入社したての新人や、仕事を抱え込みがちな方は苦手な傾向が強いもの。

相談すればすぐ解決できたはずの問題にえんえん悩み、貴重な時間を費やしてしまう…そんな人にこそ、「すぐ相談」するスキルを身に着けてほしいのです。

  

■「相談力」を上げる4つのコツ

では、具体的にどうすれば「相談」で仕事が効率化できるのでしょうか?

そのコツとは、下記の4つです:

  1. 迷ったら、「3分以内」に相談!
  2. 状況を5W1Hのメモに書く
  3. 自分の意見を用意しておく
  4. 相手は上司か先輩

これらをマスターすれば、あなたの「相談力」はグングン上がること間違いなし!

では、詳しく見ていきましょう。

 

1.迷ったら「3分以内」に相談!

(3分以上はムダ)

まず何よりも大事なのが、迷ったら「3分以内」に誰かに相談するということです。

実のところ、それ以上悩んでも、あなたが自力でその問題を解決することはできません。 

なぜだか分かりますか?

それは、あなたの頭の中には、問題解決に必要な「記憶のストック」がまだないからです。

 

(知ってることなら1秒以内に答えは出る)

詳しく説明しましょう。

ある仕事をどう処理するか考えるとき、過去の似たような事例から記憶を呼び起こすことになりますよね。

「こんな案件、前にもあったな。よし、これはこうすれば…」という具合です。

実は、この「記憶」について、「大抵の物事はたった150ミリ秒で思い出す」という研究があるのです*1

つまり、既知の事柄であれば、1秒も掛からず判断できるということになります。

逆に、それ以上掛かってしまうということは、「まだ引き出せる記憶のストックがない」、つまり「ノウハウがない」と考えてよいのです。

 

(3分以上だと仕事に支障が)

また、3分以上考え込んでしまうと仕事に支障が出るからという理由もあります。

3分あれば、簡単なタスクが1つ片付きます。また、このかんに電話が掛かってきたり、上司に呼び出されて仕事が増えるかも知れませんね。

すると、悩んでいる仕事がどんどん後回しになりかねません。

ビジネスの世界では、「たかが3分、されど3分」。従って、実務の面でも、「3分」を上限にしたほうがいいのです。

 

2.状況を5W1Hのメモに書く

次に、人に相談する際には、自分が置かれた状況を「5W1H」で詳しくメモに起こすことも重要です。

これは何故かというと、相手に正確な状況を伝えるためです。

例えばクレームにしても、「発生したのがいつだったのか」で、取るべき対応は変わってきます。

「昨日」なら、まだ発生して間もないため、すぐ顧客の元へ駆けつければいいでしょう。

しかし、「1週間前」も経っていたら、その間に顧客は別のサプライヤーに乗り換えているかも知れません*2

また、何かの要請を受けたとしても、それが「誰からの要請か」によって対応の仕方は変わります。 

従って、いきなり誰かに相談するのではなく、必ず事前に詳細なメモを作成しておきましょう。

 

3.「自分の意見」を用意しておく

(相手も忙しい)

また、人に相談する時は、「自分はどう対処したいか」という意見も考えておく必要があります。

というのも、相談された相手の立場に立てば、いきなり「XXXXXの仕事は、どう対応すればいいですか?」と判断を一任されても困るからです。

相手も自分の仕事に追われており、イチからアイデアを考える余裕はありません

 

(責任を押し付けないためにも)

また、相手が上司ならまだしも、何の権限もない「いち先輩」であれば、その判断の責任を自分が負うことに抵抗がある人もいるはずです。 

そのため、相談する際には

「XXXXXの案件は、○○○○○という方法で対応したいのですが、ご意見を聞かせて頂けませんか?」

という形で、必ず自分の意見も添えるようにしましょう。

そうすれば、相手も「自分は指示ではなく、助言をすればいいんだ」と気が楽になり、積極的にあなたのサポートをする気になるのです。

 

4.相手は「上司か先輩」

加えて、相談する相手は「上司」か「先輩」を選ぶようにしましょう。

なぜかと言うと、彼らは業務経験が長いため、様々な仕事の対応方法を熟知しているからです。

彼らはその会社で、いくつもの失敗やピンチを乗り越えてきています。そして、その分、仕事のノウハウを持っています。 

一方、いくら話し掛けやすくても、同期にそこまでの知識を期待することはできません。せいぜい「う~ん、難しいね」とお茶を濁すぐらいがやっとです。

せっかく組織で仕事をしているのですから、上司・先輩のノウハウに頼らない手はありません!ぜひ、活用しましょう。

 

■相談できない人もいる

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上司に相談できないのには、理由があるんです…

 しかし、実際のところ「そんなこと言われても、人には相談しづらいし…」と思っている方も多いのではないでしょうか?

仕事で相談できないのは、いま見て来たようにとっても損なこと。しかし、悩んでいる本人も、それが何故なのかはっきり分からないケースもあるものです。

また、上司の立場として「何故、部下は自分に相談してくれないのだろう」とお困りの方もいらっしゃいますよね。

そこで、なぜ「相談できない」のか、大きく3つのケースに分けてご説明したいと思います。それが、こちらです。

  1. 入社したばかりの新人
  2. 抱え込みがちな人
  3. 集中傾向の強い人

 

■相談できない理由

・新人の場合

(判断に迷いがち)

まず「入社してすぐの新人」の場合から見ていきましょう。

こういう人達は、当然会社の業務に不慣れです。

そのため、「"些末な仕事"と"重要な仕事"の見分けがつかない」せいで、仕事上の判断に迷うケースが発生しがちです。

 

(遠慮しがち)

しかし、新人は何かと先輩や上司に遠慮しがちなうえ、当の先輩・上司も彼らのことを常に気に掛けてはいられません。 

本来なら、悩む様子に気付いて「どうしたの?」とフォローするのが理想的なのですが、それほど周囲もヒマではないのです。

そのため、なかなか誰にも声を掛けられず、悶々としたまま時間だけが過ぎていくことになってしまいます。

 

・抱え込みがちな人の場合

また、何かと一人で抱え込んでしまう人がいますよね。こういった方も、「相談」が苦手です。

 

何故かと言うと、「周囲に配慮しすぎるあまり、誰にも声が掛けられない」からです。

 

「あの人、いますごく忙しそう…声を掛けたら、邪魔してしまうよなぁ」

「うわぁ、険しい表情だ…きっと怒ってるに違いない。今は相談できないな」

 

と、相手を過度に気遣ってしまうのです。

すると、自分には重すぎる課題でも、「何とか誰にも相談せず対処しよう」という気持ちが働きます。

その結果、重要な判断を誤ってしまい、大変なミスに繋がりかねないのです。

 

・集中傾向の強い人の場合

加えて、集中傾向の強い方も、相談がしづらい傾向にあります。

それは、「自分で問題解決する」というプロセスそのものに没頭してしまいやすいからです。

このタイプは、いったん何かに熱中すると「自分の世界」に入ってしまいます。

すると、冷静な時なら「他人に相談する」という発想がすぐ浮かぶはずなのに、それがゴッソリ抜け落ちてしまうのです。

そして、気付いた時には1時間経っていた…という流れに陥りがちです。

そのため、こういった方々も、意識して「相談する」というスキルを身に着けることが、非常に大事になってくるのです。

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いかがだったでしょうか?

一人で悩むのは、時間も労力ももったいないこと。

それが原因で残業してしまえば、疲労でさらに判断力が鈍り、負のスパイラルに陥りかねません。

だからこそ、分からないことは適宜「他の人のノウハウ」に頼って乗り切りたいものですね。

 

以上、「相談のコツ」でした。

*1:2018/11/22閲覧。

実験によって、人が記憶を呼び起こすのに必要な時間は約150ミリ秒という結果が出たそうです。

*2:顧客との直接取引でない場合、中間業者の情報入手が遅れてしまい、このようにクレーム把握が遅くなるケースがあります。困りますよねぇ…