こんにちは、
前回は、その日中に仕事をやりきるための「時間配分」のコツについてお伝えしました。
ざっくりとでもいいので、時間配分しておけば「予期せぬタイムロス」にも対応できる、という内容でしたね。
さて今回は、その時間配分どおりに仕事をするための「時間管理」の方法について書きたいと思います。
それは、「ストップウォッチ」で実際に掛かった時間を計るというものです。
＜残業対策の全ステップ＞
１）スケジュール作成のコツ
- 全ての仕事 に「優先順位」をつける
- 仕事を「タスク」に分解する
- タスクに「目標処理時間」を設定する
- タスクに時間配分する
- タスクの処理時間 を測定◀今日はココ
- 予定超過したら原因を考え、対策を取る
- 今後やる仕事も予定に組み込む
- 自分だけの予定表を活用
２）隙間時間を活用
３）3分考えて答えが出ないことは、「すぐ」誰かに相談
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時間管理の達人になろう！
■ストップウォッチで計ってみよう
・メール時間が1/3に
仕事をする際、ストップウォッチで時間を計っている人はあまり見かけないかもしれません。
場合によっては「几帳面すぎ」と言われそうなこの方法ですが、実はとっても効果があるんです。
例えば、メールの作成で言うと、慣れてくればだいたい1/2～1/3くらいに時間短縮できます。
1日100件近いメールを処理する人なら、この違いはダントツ。
ぜひ取り入れて、効率化したいですね。
・具体的な方法
では早速、具体的な方法を見てみましょう：
- 各タスクに対して設定した「目標処理時間」を確認
- 「ストップウォッチモード」でカウント開始
- 都度ストップウォッチを見ながら仕事をする
- タスクが完了したらストップウォッチを止め、目標処理時間とのギャップを確認する
- 目標処理時間を超過していたら、超過した理由と改善策を検討する
- 改善策を次のタスクで実践してみる
- 以後、1.～6.の繰り返し
ざっとこんな感じです。
（何故ストップウォッチモード？）
2.の"「ストップウォッチモード」でカウント開始"という点についてですが、これには理由があります。
「タイマーモード」だと、設定した以上の時間が計れなくなってしまうからです。
つまり、3分に設定すれば、3分経ったらカウントが「ゼロ」になり、それ以上どれだけ超過してもゼロのままなのです。
しかし、実際には、作業時間は目標を超過する場合が多いもの。
そのため、最終的に費やした時間を計測するためにも、「ゼロ」から任意の時間まで計れる「ストップウォッチモード」がオススメなのです。
（ストップウォッチを見るタイミング）
また、3.の「都度ストップウォッチを見ながら仕事をする」について、「一体いつ見ればいいの？」という疑問があるかと思います。
これについては、例えばこんな具合に、自分でタイミングを決めておくことです：
- メールを5行書いたら
- プレゼン資料（パワポ）を1ページ作ったら
- 稟議書/申請書1枚の項目を半分埋めたら
そのうち嫌でもストップウォッチを見るクセがつきますので、初めはこんな感じで大丈夫です。
■なぜ計る必要があるのか？
では、そもそもなぜ、時間を計る必要があるのでしょうか？
それには、4つの理由があります：
＜時間を計る理由＞
- 時間を「可視化」することで、パフォーマンスの現状を把握できる
- 「時間」という拘束が向上心を刺激し、おのずとパフォーマンスが高まる
- どうしたら仕事を効率化できるのか考えるようになる
- 効率化の工夫を繰り返すことで、ますます仕事がはかどり、定時退社へと近付く
これは、ひとまとめにして言えば
「時間をストップウォッチによって可視化し、現状を把握することで、改善への意欲とヒントを得る」
ということです。
では、これらの理由を詳しく見ていきましょう。
１．時間を「可視化」によって認識する
メールを10分くらいで書いたつもりなのに、実際には３０分も費やしていた…
皆さんにも、こんな経験があるのではないでしょうか。
これは、人間が時間を"可視化"することでしか、認識できないためです。
「時間」には、形も色もありません。
そのため、1分経とうが、1時間経とうが、自分自身はそれを明確に感じることができないのです。
特に、「何かに没頭しやすい人」の場合、一つの仕事にのめり込んでしまい、際限なく時間を費やしてしまうというリスクがあります。
この人間の弱点を克服する手段が、ストップウォッチや時計と言った可視化ツールです。
そして、時間を計ることによってはじめて、自分が「何にどれだけ時間を使っているか」知ることができるのです。
２．向上心を刺激する
また、時間を計ることにより、「あと○○分で終了しなければ」という拘束が生まれます。
実はこの拘束が「向上心」を刺激し、
「時間以内に終わらせてやろう。」
「次回はもっと早くできるようになろう。」
といった気持ちを引き起こします。
そのため、自然とパフォーマンスが高まるのです。
３．効率化を追求できる
そして、実際の作業時間と理想に大きなギャップがあった場合、何とかしてそれを埋めようとする気持ちが働きます。
「どうしたら、もっと早くなるのだろう？」
「ここは改善できるんじゃないか？」
というように、自分の中で課題を発見し、改善のために工夫を始めるのです。
４．効率化を追求できる
こうして効率化への工夫を始めると、理想的な時間の使い方めざしてPDCA*1を繰り返すようになります。
すると、細かな改善点も見えてきて、自分なりの工夫によって着実に目標処理時間に近付きます。
したがって、「時間を計る」ということは、「自分の向上心を刺激することで能力を開発する」という行為そのものなのです。
■理想と現実を直視しよう
さて、実際に時間を計ってみると、大抵の方が想像より長い時間が掛かっていることに気付くと思います。
想像の2倍、もしくは3倍になる方もいるでしょう。
しかし、決してあなたが特別遅いのではありません。むしろ、それが普通です。
そうやって直面する現実は厳しいものですが、そこで決して諦めないこと。これが肝心です。
自分の仕事の遅さに愕然とすることは、「改善」の第一歩であり、自分自身を見つめ直すチャンスだと捉えて欲しいのです。
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では、次回は仕事に時間が掛かりすぎてしまう原因について書きたいと思います。
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*1:Plan, Do, Check, Action の頭文字を取った言葉。「計画」→「実行」→「評価」→「改善」のサイクルを回していくことで、業務をよりよいものにするという考え方です。