こんにちは、
前回は予定通りにタスクが終わらない場合の原因と対策について書きました。
「メール」や「人との会話」にも、意外な落とし穴があることが分かりましたね。
ここまでで、「1つのタスクを立ち上げてから完了させるまで」の流れはカバーできました。
しかし、実際の現場では、1つのタスクを終えるとほぼ必ず「次のタスク」が発生するもの。そして、それらは中長期的になる場合が殆どです。
そこで今回は、その後の流れとして「一連のタスクを終えた後のスケジュール管理」について、書いてみたいと思います。
＜残業対策の全ステップ＞
１）スケジュール作成のコツ
- 全ての仕事 に「優先順位」をつける
- 仕事を「タスク」に分解する
- タスクに「目標処理時間」を設定する
- タスクに時間配分する
- タスクの処理時間を測定
- 予定超過したら原因を考え、対策を取る
- 今後やる仕事も予定に組み込む◀今日はココ
- 自分だけの予定表を活用
２）隙間時間を活用
３）3分考えて答えが出ないことは、「すぐ」誰かに相談
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「中長期の予定」で、もうバタバタしない！
「一連のタスクを終えた後のスケジュール管理」とは、一体何でしょうか？
それは、「新しく生まれるタスク」を、あらかじめ未来の予定に組み込んでしまうというものです。
例えば、以前挙げた「急な東京出張」の例で考えると、「出張」が終わった後には必ずその「後処理」が必要になりますよね。
そして、この仕事を終わらせるにはある程度の時間が必要となり、結果として中長期のプロジェクトとなってしまいます。
「一連のタスクを終えた後のスケジュール管理」とは、この「後処理」にあたる中長期のタスクを前もって予定に組み込んでおく、という意味なのです。
■中長期の予定設定が必要な理由
・忘れがちになるから
では、なぜあらかじめ中長期の予定を組んでおく必要があるのでしょうか?
それは、こういった予定が往々にして忘れがちなものだからです。
大抵の人は1つのプロジェクトだけではなく、複数を掛け持ちしながらタスクをこなしていくものです。そして、そういったプロジェクトはどれも中長期的なもので、かつタスクが多岐にわたるものが殆どです。
よほど頭の整理された方なら別ですが、ほとんどの場合、「次にあれをやる、その次にこれをやる」といった先々の見通しを立てておかないと、「やり忘れ」が頻発します。
そして、プロジェクトが停滞する原因になってしまうのです。
・「段取り」ができないから
また、この「やり忘れ」によって「段取り」に影響が出る場合も多いです。
例えば、今から 1ヵ月後に会議が予定されていたとしましょう。
大事な会議なのに、その存在を忘れて日々のタスクばかり追っていると、直前になって「あ！準備ができてなかった！」と焦ることになりますよね。
すると、「段取り」に割く時間が減ってしまい、二度手間が増え、最終的には仕事のクオリティが下がってしまうのです。
■具体的な方法
では、中長期の予定設定をする具体的な方法を見ていきましょう。
- 予定を「期限」+「タスク名」+「目標処理時間」のセットで設定する
- リマインダーに登録する
- リマインダーはスヌーズ設定できるものがよい
では、それぞれについて詳しく解説します。
・1.「期限」+「タスク名」+「目標処理時間」を設定
（すぐ行動に移れるように）
長期予定の設定には、まずこの3点が欠かせません。
ざっくりとしたプロジェクト名だけでは、後で見返したときに「何を」「いつまでに」すべきか分からなくなるからです。
例えば、「東京出張」の場合だとこんな風になります。
< 出張が終了した後のタスク>
×NG例：
- 報告書を出す
◎OK例：
- ○月△日 報告書作成 30分
- ○月△日 報告書を上司（××部長、□□課長、○○リーダー）に送付 5分
こんな風に、「いつまでに」「何を」やるかが明確だと、後で見た時にすぐ行動が取れますよね。
（場合によっては5W1H全て設定）
加えて、複数の人が関わる場合には、「OK例」のように「誰に対して」も明記する必要が出てきます。
また、もしもっと複雑なタスクなら、5W1Hすべてを書く必要も出てきます。
特に、「うっかり」の多い方はヌケ・モレの心配があるので、「これでもか」というくらい詳しく設定しましょう。
・ 2.作成した予定をリマインダーに登録
次に、上記の予定をリマインダーに登録します。
リマインダー登録していれば、たとえ自分が忘れていたとしても、強制的にアラートしてくれるので「やり忘れ」の心配がなくなるのです。
なお、その際にいくつか注意点があるので、併せてお伝えしたいと思います。
それは、こちらの3点です。
- 日付は実際の「期限」よりも前倒しで設定
- アラート時間は必ず「早朝」に
- リマインダーは「スヌーズ機能付き」がマスト
(「期限」より前倒しで日付設定)
まず、上記予定の「締め切り」ですが、これは必ず「期限」よりも前倒しで設定する必要があります。
なぜかと言うと、締め切り日当日のギリギリに設定してしまうと、予期せぬ予定が入り込んできた場合、対応できなくなる可能性が高いからです。
例えば、資料を上司に提出する場合のことを考えてみましょう。
10分で終わるような簡単な報告書ならいいのですが、もし作成に2～3時間かかってしまうようなヘビーな資料であれば、どうでしょう？
急な顧客対応やミーティングが入った場合、期限までに実行ができなくなる可能性が出てきますよね。これでは、大変困ります。
だから、「前倒し」する必要があるのです。
(どの程度の「前倒し」がベスト？)
なお、前倒しの「幅」ですが、オススメは「予定日の1週間前」での設定です。
もちろん案件にもよりますが、このぐらい前もってタスクを完了できると、かなり精神的な余裕がでてきます。
これはどんな「余裕」かと言うと、仮に提出物などにミスがあった場合でも、1週間あれば余裕で対応できること。
さらに、大抵の同僚は期限ギリギリに行動しているので、彼らに差がつけられるという点などです。
ノルマ達成率を競い合う営業職なら、この差はとても大きいものですよ。
(「早朝」にアラート設定)
次に大事なのは、リマインダーのアラート時刻を必ず「早朝」に設定することです。
具体的には、自分の「出社時刻」や「就業時間」に合わせるのがベストです。
なぜかと言うと、これ以外の時間にアラートが出てしまっても、会議中だったり外出中だったりで全く気づかない恐れがあるためです。
それでは、せっかくリマインダーに登録しても意味がありませんよね。
(「スヌーズ機能付き」リマインダーが便利)
また、万が一、早朝に登録しても気付けなかった場合のために、「スヌーズ機能付き」のリマインダーを使うことをお勧めします。
最近、豪雨や地震などが続きましたが、交通に影響が出て出社できなかった方もいらっしゃいますよね。
そんな時は、リマインダーどころではありません。
また、お子さんのおられる方は、その子の急病等で頻繁に携帯を確認できない場合もあるものです。
そんな時に「スヌーズ機能」があれば、時間ができた時にリマインダーを確認し、予定をずらすことも可能なのです。
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では、次回は実際に私が使用して残業撲滅に役立った自作のスケジュールツールをご紹介します。
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