発達障害傾向ですが、「営業」できました。

発達障害の傾向がある元・営業が、「人並み」に働くための仕事ハックをお送りします。

仕事を定時で帰るためのスケジュール法⑧自作の予定表でもっと効率化!

残業 定時で帰る 仕事 効率化

オリジナルの予定表で、もっと効率UP!

こんにちは、Katieケイティです。

前回は、仕事のやり忘れを防ぐために「中長期の予定を作る」というステップについてご説明しました。

今やっているタスクの「後処理」もリマインダーに登録すれば、あとあと余裕を持って仕事ができるという内容でしたね。

 

 

これで「タスクの設定」から「その後のフォロー」まで一連の流れを見たことになります。

ただ、「そうはいっても、実際にどうやって予定の管理をしたらいいのか分からない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、例として、私が実際に使用している「予定管理ツール」をご紹介したいと思います。

ぜひ参考になさってくださいね。

<残業対策の全ステップ>

 1)スケジュール作成のコツ

    1. 全ての仕事 に「優先順位」をつける
    2. 仕事を「タスク」に分解する
    3. タスクに「目標処理時間」を設定する
    4. タスクに時間配分する
    5. タスクの処理時間を測定
    6. 予定超過したら原因を考え、対策を取る
    7. 今後やる仕事も予定に組み込む
    8. 自分だけの予定表を活用◀今日はココ

2)隙間時間を活用

3)3分考えて答えが出ないことは、「すぐ」誰かに相談

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「自分だけの予定表」で効率UP!

■エクセルで予定表を作成

・私の使っているフォーマット

では早速、私が実際に使っている予定管理ツールをお見せしたいと思います。

以前挙げた「急な東京出張」のタスクを例に、予定を作成してみました。

 

モバイルの方は少し見づらいかと思いますので、タップして拡大してくださいね。

発達障害 仕事 効率化 オリジナル予定表(2018/11/10『発達障害傾向ですが、「営業」できました。』にて初出)

私が実際に使っている予定フォーマット


向かって左が「当日に使う予定表」、右が「中長期の予定」をストックしておくための表です。

右側にストックしたタスクの「予定日」が来たら、そのつど左側の表にコピー&ペースト して予定を作ります*1

これらの表は2つで1セットなので、私は常に横並びにして使用しています。

 

・使い方

ただ、表だけだとよく分からないので、具体的な使い方をまとめてみました。

下記をご覧ください。

発達障害 仕事 効率化 オリジナル予定表(2018/11/10『発達障害傾向ですが、「営業」できました。』にて初出)

詳しい使い方


このフォーマットの特徴は、「条件付き書式」や「リスト表示」などを使うことで、作業性と視認性を高めている点です。

エクセルを使う方なら、おなじみの機能ですよね。 

 

■長所

・すぐアクセスできる

では、このフォーマットの優れた点を、簡単にご説明したいと思います。

まず一つ目は、「すぐにアクセスできるので、予定設定・変更が楽」ということです。

私はこのフォーマットを「PCデスクトップ画面の真ん中」に置き、作業時間中は常に「オープン」にしています。

すると、出社時にすぐアクセスできるうえ、細かな予定変更も簡単に行えます。

これにより、毎日の予定作りが習慣化でき、かつ予定忘れもありません。

 

・「手書き」特有のデメリットなし

それに、手書きの場合と比べても、大きなメリットがあります。

それは、「予定表の紛失」や「急いで書いた字が汚くて読めない」といった問題が起こらないことです。

PC上の予定表だと、どこにあるかすぐ分かり、また字はいつでもキレイですよね。

特に、モノをすぐ失くす方字に自信のない方は、手書きよりこういったタイプの方がオススメです。

 

・達成感が得られる

また、「"タスク完了"が視覚的に分かるため、達成感がある」というのもポイントです。

私はエクセルの「条件付き書式」を使い、予定が完了(上の表で言うと「状態」欄が「◎」)した場合、タスク欄が灰色になるよう設定しています。

すると、一目で「このタスクが完了した」と分かりますよね。

1日のタスクが20件以上になる場合もありますが、それを全て「灰色」にした時の快感には素晴らしいものがあります!

こうやって、自分自信にモチベーションを与えてやるのも、仕事効率化の有効な手段だと思います。

 

・自分好みにカスタマイズ可能

さらに、自分で作ったフォーマットの場合、「簡単にカスタマイズできる」という利点もあります。

この世に「スケジュール管理ツール」は数多あまたありますが、よほどのITスキルがない限りカスタマイズは容易ではありません

そのため、「機能はちょっと不満だけど、妥協して使うか…」という場合も多いでしょう。

しかし、仕事の内容もスタイルも千差万別なうえ、ジョブローテーションによって仕事そのものが変わるケースだってありえます。

すると、既存のツールでは「自分の能力を100%引き出す」のが難しい場合もあるのです。

そんな時、自作のフォーマットであれば、その時の自分の仕事に応じて項目の追加や変更が可能です。

少し手間は掛かりますが、自分に不向きなツールを我慢して使う必要はなくなるのです。

私自身、初めてフォーマットを自作してから、10回以上カスタマイズを行ってきました。今では、自分の好みを知り尽くした「相棒」として、とても頼れる存在になっています。

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いかがだったでしょうか?

私はたまたまエクセルで作りましたが、得意なツールであれば何を使ってもいいと思います。

EvernoteGoogleスプレッドシートなども便利ですしね。 

もし「やってみたい」と思われたら、まずは「タスクを箇条書きにして、完了したら"取り消し線"を引く」など、ごく簡単なフォーマットから試されてはいかがでしょうか?

徐々に、ご自分に合ったカタチが分かってくるかと思います。

 

では、次は仕事をグッと効率化する「スキマ時間」の使い方をご紹介します。

 

>>>次の記事

*1:この時、エクセルなら「形式を選択して貼り付け」→「値」でペーストすると、貼り付け先の書式を崩さずに済みます