こんにちは、
前回は、仕事のやり忘れを防ぐために「中長期の予定を作る」というステップについてご説明しました。
今やっているタスクの「後処理」もリマインダーに登録すれば、あとあと余裕を持って仕事ができるという内容でしたね。
これで「タスクの設定」から「その後のフォロー」まで一連の流れを見たことになります。
ただ、「そうはいっても、実際にどうやって予定の管理をしたらいいのか分からない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、例として、私が実際に使用している「予定管理ツール」をご紹介したいと思います。
ぜひ参考になさってくださいね。
＜残業対策の全ステップ＞
１）スケジュール作成のコツ
２）隙間時間を活用
３）3分考えて答えが出ないことは、「すぐ」誰かに相談
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「自分だけの予定表」で効率UP！
■エクセルで予定表を作成
・私の使っているフォーマット
では早速、私が実際に使っている予定管理ツールをお見せしたいと思います。
以前挙げた「急な東京出張」のタスクを例に、予定を作成してみました。
モバイルの方は少し見づらいかと思いますので、タップして拡大してくださいね。
向かって左が「当日に使う予定表」、右が「中長期の予定」をストックしておくための表です。
右側にストックしたタスクの「予定日」が来たら、そのつど左側の表にコピー＆ペースト して予定を作ります*1。
これらの表は2つで1セットなので、私は常に横並びにして使用しています。
・使い方
ただ、表だけだとよく分からないので、具体的な使い方をまとめてみました。
下記をご覧ください。
このフォーマットの特徴は、「条件付き書式」や「リスト表示」などを使うことで、作業性と視認性を高めている点です。
エクセルを使う方なら、おなじみの機能ですよね。
■長所
・すぐアクセスできる
では、このフォーマットの優れた点を、簡単にご説明したいと思います。
まず一つ目は、「すぐにアクセスできるので、予定設定・変更が楽」ということです。
私はこのフォーマットを「PCデスクトップ画面の真ん中」に置き、作業時間中は常に「オープン」にしています。
すると、出社時にすぐアクセスできるうえ、細かな予定変更も簡単に行えます。
これにより、毎日の予定作りが習慣化でき、かつ予定忘れもありません。
・「手書き」特有のデメリットなし
それに、手書きの場合と比べても、大きなメリットがあります。
それは、「予定表の紛失」や「急いで書いた字が汚くて読めない」といった問題が起こらないことです。
PC上の予定表だと、どこにあるかすぐ分かり、また字はいつでもキレイですよね。
特に、モノをすぐ失くす方や字に自信のない方は、手書きよりこういったタイプの方がオススメです。
・達成感が得られる
また、「"タスク完了"が視覚的に分かるため、達成感がある」というのもポイントです。
私はエクセルの「条件付き書式」を使い、予定が完了（上の表で言うと「状態」欄が「◎」）した場合、タスク欄が灰色になるよう設定しています。
すると、一目で「このタスクが完了した」と分かりますよね。
1日のタスクが20件以上になる場合もありますが、それを全て「灰色」にした時の快感には素晴らしいものがあります！
こうやって、自分自信にモチベーションを与えてやるのも、仕事効率化の有効な手段だと思います。
・自分好みにカスタマイズ可能
さらに、自分で作ったフォーマットの場合、「簡単にカスタマイズできる」という利点もあります。
この世に「スケジュール管理ツール」は
そのため、「機能はちょっと不満だけど、妥協して使うか…」という場合も多いでしょう。
しかし、仕事の内容もスタイルも千差万別なうえ、ジョブローテーションによって仕事そのものが変わるケースだってありえます。
すると、既存のツールでは「自分の能力を100%引き出す」のが難しい場合もあるのです。
そんな時、自作のフォーマットであれば、その時の自分の仕事に応じて項目の追加や変更が可能です。
少し手間は掛かりますが、自分に不向きなツールを我慢して使う必要はなくなるのです。
私自身、初めてフォーマットを自作してから、10回以上カスタマイズを行ってきました。今では、自分の好みを知り尽くした「相棒」として、とても頼れる存在になっています。
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いかがだったでしょうか？
私はたまたまエクセルで作りましたが、得意なツールであれば何を使ってもいいと思います。
EvernoteやGoogleスプレッドシートなども便利ですしね。
もし「やってみたい」と思われたら、まずは「タスクを箇条書きにして、完了したら"取り消し線"を引く」など、ごく簡単なフォーマットから試されてはいかがでしょうか？
徐々に、ご自分に合ったカタチが分かってくるかと思います。
では、次は仕事をグッと効率化する「スキマ時間」の使い方をご紹介します。
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*1:この時、エクセルなら「形式を選択して貼り付け」→「値」でペーストすると、貼り付け先の書式を崩さずに済みます