こんにちは、
前回は、「自作の予定表でスケジュール管理を効率化する」という方法をご紹介しました。
エクセルの簡単なカスタマイズで、自分に合ったツールが作れるという内容でしたね。
さて、今回は少し目先を変えて、「スキマ時間」の活用法についてお話したいと思います。
どれだけ忙しい人にも、必ず発生するこの「スキマ時間」。でも、何となくスマホをいじったり、ぼーっとしちゃったりしていませんか？
実にもったいないですよ！
明日からの仕事に活かせる、そんなスキマ時間の使い方をご説明していきますね。
＜残業対策の全ステップ＞
１）スケジュール作成のコツ
２）隙間時間を活用 ◀今日はココ
３）3分考えて答えが出ないことは、「すぐ」誰かに相談
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「スキマ時間」でライバルに差をつけよう！
■スキマ時間の使い方
・オススメの使い方
どんな仕事をしている人にもやってくる、仕事と仕事の間のちょっとした時間。
それが、「スキマ時間」です。
それは客先とのアポイントメントの間だったり、会議までの待ち時間だったりと様々ですが、短いようで1日トータルすれば結構な長さになるもの。
有効に使えば、普段手につかない仕事をしたり、意外なアイデアを出せたりとも効率化に役立つのなのです。
では、一体どんな使い方ができるのでしょうか？
私のオススメは、この３つです：
- 「大きな仕事が終わった時」
→「重めの仕事」を - 「掃除の時間」
→「集中力の要らない仕事」を - 「外回りの時」
→「アイデア出し」を
では、早速ひとつずつ見ていきましょう。
１．「大きな仕事が終わった時」→「重めの仕事」を
（心が軽くなるタイミング）
まずオススメなのが、「大きな仕事が1つ終わった時」のスキマ時間です。
こんな時は、普段おっくうに感じるような「少し重めの仕事」をやってみましょう。
なぜかと言うと、仕事にひと段落ついた時は、心が「ふっ」と軽くなるからです。
すると、何となくフットワークが良くなり、あまり気の進まない仕事も「やってみようかな」という気になるのです。
（適した仕事）
例えば、「プレゼン資料作り」や「気が進まない客とのやり取り」の後などは、うってつけのタイミングだと言えるでしょう。
こんな時には、ぜひ下記のような「ちょっと重め」の仕事に着手してみて下さいね。
- 中長期売上/行動計画のアイデア出し
- 上司への報告書の原案作り など
２．「掃除の時間」→「集中力の要らない仕事」を
（「集中できない」を逆利用）
また、「掃除の時間」も、使いようによっては有効なスキマ時間です。
会社によっては、決まった日時に掃除担当のスタッフが来られたり、自分たちでオフィスを掃除したりしますよね。
そんな時は、掃除機の音がしたり、自分も動く必要があったりで、なかなかデスクに落ち着いていられません。
「あ～、集中して仕事したいのに…」と思ってしまいがちです。
しかし、イライラするだけではもったいない！
「集中できない」という状況を逆に利用し、普段あまりできないことをやってしまいましょう。
（適した仕事）
こんな時に適している仕事としては、たとえば
- ファイリングやデスクトップ掃除など、集中力の要らない仕事
- 同僚との情報交換
などがあります。
「同僚との情報交換」は、言ってみれば「雑談」です。しかし、ついでに担当エリア外の情勢も聞いたりすれば、案外役に立ってくれるもの。
また、掃除時間は相手もリラックスしていることが多いので、「人間関係の構築」という点でも、軽い会話をすることは大いに有効です。
３．「外回りの時」→「アイデア出し」を
（「一人になれる時間」を利用）
加えて、「外回り中の空き時間」もぜひ活用したいところです。
営業などの渉外関係の仕事だと、必ず外部の取引先を訪問する機会がありますよね。
しかし、アポイントメント（面談約束）の時間より早めに現場に着くのがマナーとされているため、到着が早すぎて「時間を持て余した」という経験も多いのではないでしょうか。
大抵の人は、そんな時、営業車の中でスマホをいじったり、コンビニで立ち読みしたりするものです。もちろん、それも大切な「息抜き」だとは思います。
しかし、こういったスキマ時間は、会社員にとって「一人になれる」貴重な時間でもあります。
「他人の話し声や音がすると集中できない」という人にも、心地よい時間のはずです。
（適した仕事）
そこで、ぜひこんな風に活用してみてほしいのです。
- 車の中で、売上UPのためのアイデア出しをしてみる
- なかなか関係が築けない他部署のキーマンへのアプローチを考えてみる
- もし長めの時間が取れたら、カフェで上記の仕事をしてみる
「はぁ？カフェ？そんな余裕ないよ」
と言う方もいるでしょう。しかし、ちょっと考えてみて下さい。
（環境変化で効率UP）
カフェで仕事をすると、一体何がいいのか？
それは、「環境がガラッと変わる」ということです。
外回りが昼をまたぐ場合、必ずどこかでランチ休憩の必要が出てきますよね。
そんな時、たまには「定食屋」ではなく「おしゃれなカフェ」に入ってみると、意外と頭の回転が速くなるものです。
洒落た店内で飲む美味しいコーヒーは、仕事中とはいえ気分をリラックスさせてくれます。
そんな時に手帳を開いてみると、普段は出ないようなアイデアが閃いたりするものですよ*1。
他の同僚がやっていないことをして、彼らに差を付けたいものですね。
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いかがだったでしょうか？
普段何気なく過ごしている「スキマ時間」も、使いようによっては効率UPに繋がることが分かりましたよね。
ぜひ明日の仕事から、使えそうな「スキマ」を探してみて下さい。
以上、「スキマ時間の使い方」でした。
＜まとめ＞
- 「大きな仕事が終わった時」には、「重めの仕事」をしよう——心がフッと軽くなる瞬間が狙い目！
- 「掃除の時間」には、「集中力の要らない仕事」をしよう——ファイリングなどの軽い仕事や、雑談で情報交換を
- 「外回りの時」には、「アイデア出し」をしよう——貴重な「一人の時間」に、違う環境で頭リフレッシュ！
では、次回は「仕事での悩みごと」に時間をかけ過ぎないための、「相談の極意」についてお話します。
＞＞＞次の記事
*1:カフェの利用は「休憩」に当たるものですが、休憩を取ることで生産性が増すことはよく知られています。たとえば、下記のウェブサイトでは「仕事において"休憩"がなぜ有効なのか？」について5つの論点で解説しています。
このうち、上記のカフェの例は、下記本文中の"4.Breaks increase productivity and creativity."（休憩は生産性と創造性を向上させる）に該当する考えです。当該箇所の大意を訳してみると、
- 休憩は精神を休め、労働ですりへった心のエネルギーを補い、より本人の生産性をUPさせてくれる
- 逆に、定期的に休憩を取ると、生産性が要求されるような仕事に、より集中して取り組めることを示した研究もある
となります。2018/11/14閲覧。