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仕事を定時で帰るためのスケジュール法⑨「スキマ時間」で差をつける

残業 仕事 効率化 スキマ時間

スキマ時間をうまく使えば、仕事がグッと効率化できちゃうんです!


こんにちは、Katieケイティです。

前回は、「自作の予定表でスケジュール管理を効率化する」という方法をご紹介しました。

エクセルの簡単なカスタマイズで、自分に合ったツールが作れるという内容でしたね。


 

さて、今回は少し目先を変えて、「スキマ時間」の活用法についてお話したいと思います。

どれだけ忙しい人にも、必ず発生するこの「スキマ時間」。でも、何となくスマホをいじったりぼーっとしちゃったりしていませんか?

実にもったいないですよ!

明日からの仕事に活かせる、そんなスキマ時間の使い方をご説明していきますね。

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「スキマ時間」でライバルに差をつけよう!

■スキマ時間の使い方

・オススメの使い方

どんな仕事をしている人にもやってくる、仕事と仕事の間のちょっとした時間

それが、「スキマ時間」です。

それは客先とのアポイントメントの間だったり、会議までの待ち時間だったりと様々ですが、短いようで1日トータルすれば結構な長さになるもの。

有効に使えば、普段手につかない仕事をしたり、意外なアイデアを出せたりとも効率化に役立つのなのです。

では、一体どんな使い方ができるのでしょうか?

私のオススメは、この3つです:

  1. 大きな仕事が終わった時」
    →「重めの仕事」を
  2. 掃除の時間」
    →「集中力の要らない仕事」を
  3. 外回りの時」
    →「アイデア出し」を

では、早速ひとつずつ見ていきましょう。

 

1.「大きな仕事が終わった時」→「重めの仕事」を

(心が軽くなるタイミング)

まずオススメなのが、「大きな仕事が1つ終わった時」のスキマ時間です。

こんな時は、普段おっくうに感じるような「少し重めの仕事」をやってみましょう。 

なぜかと言うと、仕事にひと段落ついた時は、心が「ふっ」と軽くなるからです。

すると、何となくフットワークが良くなり、あまり気の進まない仕事も「やってみようかな」という気になるのです。

 

(適した仕事)

例えば、「プレゼン資料作り」「気が進まない客とのやり取り」の後などは、うってつけのタイミングだと言えるでしょう。

こんな時には、ぜひ下記のような「ちょっと重め」の仕事に着手してみて下さいね。

  • 中長期売上/行動計画のアイデア出し
  • 上司への報告書の原案作り など

 

2.「掃除の時間」→「集中力の要らない仕事」を

(「集中できない」を逆利用)

また、「掃除の時間」も、使いようによっては有効なスキマ時間です。

会社によっては、決まった日時に掃除担当のスタッフが来られたり、自分たちでオフィスを掃除したりしますよね。

そんな時は、掃除機の音がしたり、自分も動く必要があったりで、なかなかデスクに落ち着いていられません。

「あ~、集中して仕事したいのに…」と思ってしまいがちです。 

しかし、イライラするだけではもったいない

「集中できない」という状況を逆に利用し、普段あまりできないことをやってしまいましょう。

 

(適した仕事)

こんな時に適している仕事としては、たとえば

  • ファイリングデスクトップ掃除など、集中力の要らない仕事
  • 同僚との情報交換

などがあります。

「同僚との情報交換」は、言ってみれば「雑談」です。しかし、ついでに担当エリア外の情勢も聞いたりすれば、案外役に立ってくれるもの。

また、掃除時間は相手もリラックスしていることが多いので、「人間関係の構築」という点でも、軽い会話をすることは大いに有効です。

 

3.「外回りの時」→「アイデア出し」を

(「一人になれる時間」を利用)

加えて、「外回り中の空き時間」もぜひ活用したいところです。

営業などの渉外関係の仕事だと、必ず外部の取引先を訪問する機会がありますよね。

しかし、アポイントメント(面談約束)の時間より早めに現場に着くのがマナーとされているため、到着が早すぎて「時間を持て余した」という経験も多いのではないでしょうか。

大抵の人は、そんな時、営業車の中でスマホをいじったり、コンビニで立ち読みしたりするものです。もちろん、それも大切な「息抜き」だとは思います。

しかし、こういったスキマ時間は、会社員にとって「一人になれる」貴重な時間でもあります。

「他人の話し声や音がすると集中できない」という人にも、心地よい時間のはずです。

 

(適した仕事)

そこで、ぜひこんな風に活用してみてほしいのです。

  • 車の中で、売上UPのためのアイデア出しをしてみる
  • なかなか関係が築けない他部署のキーマンへのアプローチを考えてみる
  • もし長めの時間が取れたら、カフェで上記の仕事をしてみる

 

「はぁ?カフェ?そんな余裕ないよ」

と言う方もいるでしょう。しかし、ちょっと考えてみて下さい。

 

(環境変化で効率UP)

カフェで仕事をすると、一体何がいいのか?

それは、「環境がガラッと変わる」ということです。

外回りが昼をまたぐ場合、必ずどこかでランチ休憩の必要が出てきますよね。

そんな時、たまには「定食屋」ではなく「おしゃれなカフェ」に入ってみると、意外と頭の回転が速くなるものです。

洒落た店内で飲む美味しいコーヒーは、仕事中とはいえ気分をリラックスさせてくれます。

そんな時に手帳を開いてみると、普段は出ないようなアイデアが閃いたりするものですよ*1

 

他の同僚がやっていないことをして、彼らに差を付けたいものですね。

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いかがだったでしょうか?

 

普段何気なく過ごしている「スキマ時間」も、使いようによっては効率UPに繋がることが分かりましたよね。

ぜひ明日の仕事から、使えそうな「スキマ」を探してみて下さい。

 

以上、「スキマ時間の使い方」でした。

<まとめ>

  1. 「大きな仕事が終わった時」には、「重めの仕事」をしよう——心がフッと軽くなる瞬間が狙い目!
  2. 「掃除の時間」には、「集中力の要らない仕事」をしよう——ファイリングなどの軽い仕事や、雑談で情報交換を
  3. 「外回りの時」には、「アイデア出し」をしよう——貴重な「一人の時間」に、違う環境で頭リフレッシュ!

では、次回は「仕事での悩みごと」に時間をかけ過ぎないための、「相談の極意」についてお話します。

 

>>>次の記事

 

*1:カフェの利用は「休憩」に当たるものですが、休憩を取ることで生産性が増すことはよく知られています。たとえば、下記のウェブサイトでは「仕事において"休憩"がなぜ有効なのか?」について5つの論点で解説しています。

このうち、上記のカフェの例は、下記本文中の"4.Breaks increase productivity and creativity."(休憩は生産性と創造性を向上させる)に該当する考えです。当該箇所の大意を訳してみると、

  • 休憩は精神を休め、労働ですりへった心のエネルギーを補い、より本人の生産性をUPさせてくれる
  • 逆に、定期的に休憩を取ると、生産性が要求されるような仕事に、より集中して取り組めることを示した研究もある

となります。2018/11/14閲覧。

www.psychologytoday.com