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OJTを「教える側」の心得!9カ条

OJT 教える側 コツ

OJTには、教えるコツがあるんです!

こんにちは、Katieケイティです。

皆さんは、OJTを教える側になったことはありますか?

教えるの苦手なんだよなぁ…」

「新人が、全然仕事覚えてくれなくて…」

そう悩んでいる方も、多いかも知れませんね。

実は、私も教える立場として同じ悩みを持っていました。しかし試行錯誤の結果、仕事を早く覚えてもらえるコツを掴めるようになったのです。

そこで今回は、「OJTを教える立場として気を付けたいこと」をまとめてみました。

OJTを「教える側」の心得とは?

■後々、自分に返ってくるからこそ…!

「ちょっと君、来週から○○さんのOJTやってくれない?」

そう言われてギクッとした経験は、ありませんか?

「ただでさえ忙しいのに、なんで自分が…

「資料作り、めんどくさい…適当に済ましちゃおう

こんな風に思ってしまうのも、当然ですよね。みんな、余裕のない中で仕事しているんですから。

しかし、本当に「適当」にしてしまうと、後で自分に返ってくるのが怖いところ。

なぜなら、相手はいずれ後輩として、あなたの仕事をサポートする立場になるからです。

そのため、新人のうちに仕事をしっかり覚えてもらわないと、結局自分が困ることになる。だからこそ、多少手間を掛けても念入りな対応が必要になってくるのです。

 

■9ヶ条

では、具体的にどんなことに気を付ければいいのでしょうか?それは、こちらの9ヶ条です。

  1. エリアごとの重要客リストを渡す
  2. クレームの怖さを伝える
  3. 事務処理では、最初に「ゴール」と「ルート」を教える
  4. 社内のキーマン情報を教える
  5. 頻繁に声掛けをする
  6. 定時退社を徹底させる
  7. 定時退社できないなら、理由を一緒に考える
  8. 「え、知らないの?」「いま忙しいから」は絶対言わない
  9. とにかく笑顔で!

 では、詳しく見ていきましょう。

 

1.エリアごとの重要客リストを渡す

(新人にとって顧客は「顔なき存在」)

まず、新人には顧客について知ってもらう必要があります。

なぜなら、彼らにとってはどの顧客も「ただの社名・個人名」でしかないからです。

そのため、当然それぞれの顧客にどんな対応が必要か、全く知りません。

例えば、大口顧客から「折り返し電話」を頼まれたのに、先輩にうっかり伝え忘れて大変なことになるというケースだってあります。もし事前に相手の重要さを知っていれば、忘れないよう対策だって取れるでしょう。

 

(こんなリストを渡そう)

そのため、新人にはまず下記のような内容の表を作って渡すのが正解です。

  • 各エリアごとの重要顧客名
  • その顧客の、自社売上に対する貢献度
    (全売上に占める割合)
  • 購買傾向
    (どんな商品をどれだけ買うか)
  • 購買の季節変動
    (決算月や国によって変わる*1
  • 彼らのおもな販売先
    (B to Bの場合)

これを知ることで、大体どの顧客が自社に対してどれだけの影響力を持っているか、分かるようになります。

 

2.クレームの怖さを伝える

また、「クレーム」の怖さについても伝えておく必要があります。

なぜなら新卒の場合、社会人経験がないため、「クレーム」という言葉の重大性が分からないからです。

これは、PCを触ったことのない人に「サーバーが壊れた」と言っても「へ~」で終わるのと同じです。

そのため、中堅社員なら「もっと早く言えよ!」と思うような案件でも、2~3日報告せずに放置してしまうケースだってあるのです。もう、こうなると大損失。

従って、新人には必ず「クレームがどんなに重大で、迅速な対応が必要なのか」を伝えるようにしましょう。

 

3.事務処理では、最初に「ゴール」と「ルート」を教える

また、事務処理を指導する際には、いまやっている作業の「最終ゴール」と「それに至るルート」を教えることも大切です。

なぜなら、下記記事でも書きましたが、新人の中にはタスク同士の関連性が把握しづらいタイプもいるからです。これを放置すると、仕事全体の流れが理解できず、ありえないミスを繰り返す恐れがあります。

 

 

そのため、指導に取り掛かる前に、あらかじめ次の3点を伝えるといいでしょう。

  1. いまやっている作業は、どんな「仕事」の一部なのか
    (例:「注文処理」という大枠のうちの「受注入力」というステップ など)
  2. その「仕事」は、全体でどんなステップに分かれているか
  3. その「仕事」の最終成果は何か
    (例:「注文処理」が終わると、顧客に商品が出荷できる など) 

 

4.社内のキーマン情報を教える

(本当の「キーマン」は組織図に載ってない)

さらに、新人が知らないこととして「社内のキーマンは誰なのか」ということが挙げられます。

これは、しばらく経験を積めばおのずと分かるものですが、最初は誰だって知らなくて当然

それに、部長以外に実は影の権力者がいるというのはよくあることですが、そんなことは組織図に書いてありません。

そのため、稟議を通そうと「全く権限のない人」の元に通ったり、質問する相手を間違えて余計コトがややこしくなったりしてしまうのです。

 

(この情報を伝えよう)

そんなことを防ぐため、新人には下記のことも伝えたほうがいいでしょう。

  • 各案件のキーマンは誰なのか
    (修理案件を急かせるなら○○部のAさん など)
  • キーマンの行動パターン
    (○曜日は会議で不在だから、相談は△曜日がいい など)
  • 相手への連絡方法
    (○○部長はメールを見ないから、電話連絡がベター など)

 

5.頻繁に声掛けをする

(声掛けの大切さ)

次に、新人には頻繁に声を掛けるようにしましょう。

これは、大したことないように見えて、実はとても大事です。

なぜかというと、彼らは先輩や上司に遠慮して「HELP」サインを出しにくいからです。

目上の人が忙しそうな時に、「簡単に声を掛けてはいけない」と思うのは当然なこと。

そのため、「問題なく作業している」と思っていたら、実はもう30分も同じことで悩んでいた…ということもザラなのです(そしてそれは大抵、自分の頼んだ仕事だったりします)。

 

(こんな言葉を掛けよう)

何も言われないと、教える側としてはどうしても放置しがち。そのため、下記のような配慮が必要になるのです。

  • 作業の想定時間よりも長引いていたら、
    「大丈夫?何か分からないことない?」と聞いてみる
  • 指導時間以外でも、相手が「キョロキョロ」「ソワソワ」していたら、
    「どうしたの?大丈夫?」と声を掛ける

なお、こうやって頻繁にコミュニケーションを取ると、信頼関係を築くのにも役立ちます。

 

6.定時退社を徹底させる

(定時退社への罪悪感)

そして、ついつい忘れがちですが、新人には「定時退社」を徹底させましょう。

これには2つ理由があるのですが、一つは新人という立場上、「定時で帰るのは悪いこと」と思ってしまいがちだからです。

あなたにも経験があるかも知れませんが、残業する先輩たちに向かって「お先に失礼します」とは言いづらいものですよね。

だからこそ、あなたから先回りして伝える必要があるのです。

 

(体調悪化で仕事に支障も) 

また、もう一つは「残業で体調を崩し、仕事に支障が出るから」です。

下記記事でも説明しましたが、残業は体調悪化の原因になります。ただでさえ新人は慣れない環境でストレスを抱えているため、毎日1~2時間の残業がより深刻な事態に繋がりかねません。

すると、仕事の習得が遅れてしまい、最終的には指導者であるあなたにはね返ってきます。

 

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そんなことを防ぐためにも、必ず「定時で退社」するよう口酸っぱく伝えましょう。

 

7.定時退社できないなら、理由を一緒に考える 

(一緒に理由を考える)

それでも、相手の仕事がどうしても終わらず、残業せざるを得ない場合があるかも知れません。

そんなことが続くようであれば、「なぜ定時で帰れないか」を一緒に考え、対策を取ることも必要です。

 

(原因分析は新人には難しい)

なぜなら、新人の場合、残業してしまう原因を自分自身でも把握できないことが多いからです。

例えば、事務処理の場合、ケアレスミスでのやり直しが多いのかも知れません。また、色々な人から仕事を受けるものの、時間配分が上手くいかない可能性もあります。

少し時間は掛かりますが、こういった問題を把握するため、相手の仕事状況を洗いざらいヒアリングして改善策を一緒に考える必要があるのです。

 

8.「え、知らないの?」「いま忙しいから」は絶対言わない

また、新人を指導する際は、ちょっとした言葉遣いにも気を付けましょう。

特に、

  • 「え、こんなことも知らないの?」
  • いま忙しいから、後にしてくれる?」

この2つは絶対に言わないことです。

なぜなら、こういった言葉は「"分からない" "教えて下さい"と言ってはダメなんだ」「この人は自分に寄り添ってくれない」という意識を相手に植え付けてしまうからです。

新人は、ただでさえあなたに気を遣っています。それなのに、こんな言葉を掛けてしまっては、相手はさらに委縮してしまうというもの。

そして、質問すべき時に何も言えず、分からないまま放置するから結局仕事が滞る…こんな弊害もあるため、上のような言葉は慎みましょう。

 

9.とにかく笑顔で!

(「近付きにくい」オーラはNG)

そして、とにかく笑顔で接すること!これは、何気ないことですが、とても大切です。

何度も言いますが、相手はあなたに迷惑を掛けないか、 仕事の邪魔をしていないかと終始心配しています。

そんな時、眉間に皺を寄せて「イライラしている」「忙しい」という顔をしていては、さらに近付きにくくなってしまうのが当たり前。

 

(笑顔だとコミュニケーションが円滑に)

もちろん、自分がいっぱいいっぱいな時に笑顔でいるというのは、決して簡単ではありません。それは、私もよく分かります。

しかし、無理にでも笑顔で接すると、しかめっ面の時と比べて何でも質問してくれるようになり、仕事も捗ります。

また、相手との距離も縮まるので、OJTが終わってからの関係性にもプラスになるのです。

こんなメリットもあるわけですから、多少しんどくても、笑顔は忘れないようにしましょう。

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いかがだったでしょうか?

新人の指導は、先輩にとってかなり負担の大きいもの。

しかし、うまくいけば必ずプラスになって帰ってくる。そんな、実りの大きいものでもあります。

私も、大変な思いで指導した後輩たちが、自分を慕い、ことあるごとに助けてくれたことを思い出します。それは、単に「仕事だからサポートする」というドライな関係を超えて、人間関係を築けるということでもあるのです。

皆さんの指導が、上手く行くことを祈ります。

 

以上、OJTを教える側の9カ条でした。

*1:例えば、中国・華僑圏なら2月あたりの「旧正月」、インドなら10月あたりの「ディワリ」などは、取引が停滞しがちです。他にも、それぞれの国・文化圏で、日本ではなじみのない習慣が広く存在します。フィリピンなんて、10月中旬からすでに「クリスマスモード」。仕事は、ほとんどしてくれません…